Hoe de PDCA cyclus in beeld kwam bij de Politie

Voorbeeld van PDCA bij de Politie: agenten krijgen meer grip op het onderwijsproces.

De PDCA cyclus bij de Politie

PDCA cyclus bij de politie | Plan Do Check Act & politieprocessen

Veel tijd en energie in onderwijs

Medewerkers bij de politie moeten op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen in de praktijk. Niet alleen qua wetgeving maar vooral ook nieuwe technologie. Om die reden steken ze veel tijd en energie in onderwijs. Mooi voorbeeld hiervan zijn moderne bermlichten. Autofabrikanten maken tegenwoordig bermlichten die automatisch gaan branden als de auto een bocht neemt. Zo schijnt het licht aan de linkerkant in de berm als de auto naar links draait en hetzelfde aan de rechterkant. Maar, is het niet zo dat je geen mistlamp of verstraler mag voeren als automobilist in Nederland? Slechts een van de praktische vragen die politiemedewerkers naar voren brachten tijdens reguliere reviewsessies. Dit om te achterhalen of en waar het nodig is het theoretisch onderwijs aan te passen.

Doelstellingen onderwijs

Actueel houden van het onderwijsaanbod is dan ook een cruciaal element. De (strategische) doelstellingen hiervoor worden ieder jaar op het hoogste niveau besproken en vastgelegd door de Politie Onderwijsraad (POR). Deze doelstellingen werken ze uit op allerlei niveaus. Daarbij krijgen ze input van strategische beleidsgroepen, valideringscommissies, expertgroepen en onderwijsdeskundigen. Uiteindelijk vormt al deze input samen het actuele uit te voeren onderwijs.

Aaneengesloten keten

Hoe moet het actueel houden van het politieonderwijs nu beheersbaar gemaakt worden? Dat was de vraag waar op hoofdlijnen snel een antwoord op is gegeven. Dit gebeurde tijdens een PDCA-opleiding waar medewerkers van verschillende niveaus, beleidsmedewerkers, hoofden van afdelingen, adviseurs en onderwijskundigen aan mee werkten. De invulling was in de vorm van procesmanagement. Doel was om tot een logische samenstelling van processtappen te komen die leiden tot een aaneengesloten onderwijsketen. Een goed te sturen keten van het niveau van de POR tot aan het uitgevoerde onderwijs.

Zichtbaar resultaat

Het resultaat stond op hoofdlijnen al na een paar uur op papier. Door onder andere de juiste manier van vragen stellen en de juiste medewerkers te betrekken bij deze opleiding. Meerwaarde is dan niet alleen dat het resultaat zichtbaar is in een conceptueel verhaal. Het is vooral belangrijk dat de deelnemers helder krijgen:

waar zitten nu precies de overdrachtsmomenten
welke producten leveren we
waar zitten knelpunten in het proces

Tot slot kregen de deelnemers helder waar impliciet handelingen plaatsvinden die cruciaal zijn voor het (onderwijs)proces.

PDCA cyclus in beeld

Procesmanagement is hiervoor een krachtig instrument. Het geeft voeding aan bespreekpunten zoals waar het knelt in de organisatie. En dus waar ze verbeteringen kunnen doorvoeren. De PDCA cyclus kwam op verschillende niveaus steeds scherper in beeld. Dat was verrassend voor veel deelnemers.

Niet alleen op het hoogste niveau maar ook op andere niveaus. Zo konden medewerkers al na de tweede sessie aangeven op welke manier ze PDCA moesten inrichten en op welke plekken. Ze koppelden PDCA aan de juiste kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) en dat gaf ze betere handvatten voor sturing. En zo kregen ze meer grip op het onderwijsproces.

Procesmanagement en de PDCA cyclus

Processen zijn de linking pin tussen aan de ene kant de beheerskant (beleid) en aan de andere kant de uitvoering in de (veranderende) praktijk. Procesmanagement gekoppeld aan inrichting van de PDCA cyclus geeft richting en handvatten aan het beter managen van:

de beheercyclus: uitvoeren, meten, veranderen en bijsturen
de verandercyclus: interventies, diagnose, veranderstrategie en interventieplan
de leercyclus: handelen, waarnemen, betekenis geven en committeren

Inzicht in samenwerking

Processen worden binnen de organisatie vaak als vanzelfsprekend ervaren. Ze zijn niet goed zichtbaar en daarom niet of onvoldoende beschreven, laat staan gedeeld. Toch zijn ze essentieel om duidelijk te maken:

welke fasen of stappen er zijn
welke producten waar worden gemaakt
wie voor welke fase verantwoordelijk is

Aandacht voor bedrijfsprocessen geeft inzicht in samenwerking. Zo ook bij deze casus van de politie. Ze ontwikkelden de overdrachtsmomenten in het onderwijs expliciet in combinatie met de PDCA cyclus. Zo kregen producten een duidelijke plek maar ook de sturing verbeterde. En de politie kan daardoor efficiënter en effectiever werken.