Passionned Group™
+32 38 084 789

Procesmanagement

Als manager, bestuurder of procesadviseur wil je weten hoe je een optimale procesinrichting snel én goed tot stand kan brengen. Dit noem je Business Process Management (BPM) of in gewoon Nederlands: procesmanagement. Tal van aspecten spelen een rol bij het analyseren, ontwerpen en (her)inrichten van processen. Hierdoor kan BPM al snel complex overkomen. Als je echter niet in procestermen kunt benoemen waarmee je bezig bent, weet je eigenlijk niet wat je aan het doen bent. Je loopt rond als een kip zonder kop. Maar er is hoop. Begin eerst met het lean and mean beschrijven van je kernprocessen. Zo krijg je weer grip op je processen.

Visualiseer & verbeter je organisatie met Business Process Management

Ga vandaag nog aan de slag met procesmanagement & BPM en verbeter je wendbaarheid en slagkracht.

Opleiding BPM
Open de inhoudsopgave

Herken je de volgende uitdagingen bij BPM?

De belangrijkste uitdagingen bij procesmanagement en het opnieuw inrichten van je processen (BPM) herken je zo:

Herken je een of meer van de volgende vraagstukken dan helpen onze procesmanagement-specialisten je graag verder.

Procesmanagement harder nodig dan ooit

Processen gaan vaak op de automatische piloot, duren te lang of haperen te vaak. De procesinrichting laat te wensen over wanneer je ziet dat:

Herken je een of meer van bovenstaande symptomen? Dan laat dat zien dat je organisatie nog veel aan intelligentie kan winnen en business process management het juiste middel is voor de kwaal.

10 succesfactoren voor procesmanagement en wendbare processen

Hoe maak je de stap naar een intelligente, datagedreven organisatie met krachtige, datagedreven en wendbare processen? Waartoe moet jouw organisatie dan in staat zijn? Procesmanagement gaat pas echt iets opleveren als de juiste focus aanwezig is en de randvoorwaarden op orde zijn. De volgende 10 succesfactoren helpen je op weg naar succesvol business process management:

Procesmanagement 10 succesfactoren

  1. Denk in processen en rollen in plaats van structuren en functies.
  2. Boetseer de organisatie rondom klantprocessen en processen van andere stakeholders.
  3. Voeg bij elke stap in je proces waarde toe voor je klant: Lean verbeteren.
  4. Ga de waarde die je toevoegt nauwkeurig meten met onvervalste KPI’s.
  5. Houd een sterke focus op het verminderen van fouten en het verhogen van kwaliteit.
  6. Gebruik een continu leer- en verbetercyclus zoals de PDCA-methodiek.
  7. Toets je processen aan de visie, missie en strategie van jouw organisatie.
  8. Implementeer: een procesmodel zonder implementatie is waardeloos.
  9. Ontwikkel de procesgerichte competenties van je medewerkers en managers.
  10. Kantel de organisatie: minder lagen management en meer gedeelde verantwoordelijkheid.

Klantcase: procesmanagement bij de Gemeente Den Haag

Procesmanagement bij de Gemeente Den HaagHet proces ‘aanvragen huishoudelijke hulp’ bij de afdeling Sociale Zaken van de Gemeente Den Haag duurde gemiddeld 6 weken. Pas dan was alles helder en kon de gemeente een beschikking versturen naar de aanvrager. De situatie zoals die was:

Integrale procesanalyse

Na een integrale procesanalyse ontdekte het verbeterteam van Passionned Group ruime mogelijkheden voor business process management. We keken onder andere naar het beleid, de gebruikte IT systemen, de arbeidsorganisatie en workflow. We hebben de gemeente geholpen en het proces compleet herontworpen. Vervolgens zijn we het nieuwe proces gaan implementeren. De resultaten voor de gemeente Den Haag spreken voor zich. Er is nu sprake van een maximale wendbaarheid:

Een duidelijk voorbeeld waar procesmanagement hét verschil kan maken.

Samenhang processen, organisatie, sturing, IT en strategie

Samenhang tussen processen, organisatie, sturing, IT en strategie cruciaalProcessen staan niet op zichzelf. Ze moeten de organisatiestrategie maximaal ondersteunen en de organisatie goed bestuurbaar houden. IT ondersteunt verder de processen en de mensen die het proces uitvoeren. Bovendien maak je jouw klantbehoefte leidend bij de nieuwe inrichting.

Al met al veel zaken om rekening mee te houden. Dat maakt procesmanagement complex en hierdoor kunnen dit soort trajecten taai aanvoelen. Onze integrale aanpak is juist bedoeld voor organisaties die in samenhang processen willen verbeteren. Een procesarchitectuur is bijvoorbeeld een handig middel om met name de samenhang te visualiseren en te bespreken.

Procesdenken & procesmanagement

Een zeer belangrijk onderdeel van procesmanagement is het leren “denken in processen”. Uit talloze gesprekken en onderzoeken blijkt dat hier nog een wereld valt te winnen. Veel medewerkers en managers denken nog in “afdelingen” en “teams” waarin het proces en de klant niet centraal staan. En dat vraagt om het toevoegen van een extra perspectief.

Het procesperspectief

Visie op business process management (schema)
Figuur 1: schema Business Process Management waar de visie op de procesinrichting de eerste belangrijke stap vormt.

Die toevoeging zit in het denken en handelen vanuit een procesperspectief. Niet vanuit een statische organisatie die bestaat uit een vastomlijnde structuur in afdelingen en functies. Je moet leren denken vanuit het primaire proces en onderliggende processen en rollen. Dit is een wezenlijk andere benadering van activiteiten, rollen, gedrag en klanten.

Typering van processen

Op organisatieniveau zijn er twee typen bedrijfsprocessen te onderkennen:

  1. De kernprocessen: dit zijn je processen die van ‘klant tot klant’ lopen. Hier komen concrete aanvragen en bestellingen binnen en die verwerk je.
  2. De ondersteunende bedrijfsprocessen: dit zijn de processen van afdelingen zoals de financiële administratie, IT, huisvesting en personeelszaken.

Binnen een secundair bedrijfsproces ontdek je ook weer een primair proces dat van ‘klant tot klant’ loopt. De klant betekent hier de interne klant. Op die manier kun je altijd in het primaire bedrijfsproces ‘blijven’ en jouw klant-leveranciersrelatie helder maken.

Is jouw organisatie echt klantgericht?

Uit internationaal onderzoek blijkt dat 70% van de medewerkers aangeeft dat hun organisatie klantgericht is. Stel je diezelfde vraag aan de klanten van die organisatie dan geeft slechts 8% aan dat de organisatie klantgericht is. Dit grote verschil verklaart veel problemen bij organisaties die nog aan intelligentie kunnen winnen.

Definitie bedrijfsproces

“Een bedrijfsproces is een aaneenschakeling van samenhangende activiteiten. Een proces heeft een doel: het leveren van een product of dienst. Activiteiten kun je achter of parallel aan elkaar uitvoeren. Tussen de verschillende activiteiten vinden overdrachtsmomenten plaats. Daar geef je onder meer belangrijke informatie door. Bijvoorbeeld van team A naar team B, of van de afdeling productieplanning naar de fabriek.”

Als je niet kan beschrijven wat je doet als een proces, weet je niet wat je aan het doen bent.

William Edwards Deming
grondlegger PDCA

Procesmanagement software

Procesmanagement tools en software bestaan er in verschillende soorten en maten. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende tools per categorie. Er zijn tools om processen te modelleren en je hebt software om processen te regisseren.

Modelleren

De volgende procesmanagement tools kunnen de processen modelleren:

  • Microsoft Visio
  • ViFlow
  • Dragon1
  • Mavim
  • BWise
  • iProcess
  • BiZZdesigner
  • Lombardi (IBM)
  • Casewise

Regisseren

De volgende procesmanagement tools kunnen de processen modelleren en ook regisseren (daadwerkelijk sturen en executeren):

  • Cordys
  • SharePoint (workflow met gebruikersinteractie)
  • BizzTalk (workflow zonder gebruikersinteractie)
  • IBM InfoSphere
  • AgilePoint
  • WebMethods
  • Lombardi (IBM)
  • AuraPortal
  • Oracle BPM

Procesdenken begint bij de klant

Procesdenken begint bij jouw klant: doorloop je proces eens vanuit zijn ogen. En maak je bedrijfsstrategie leidend. Deze twee zaken vormen het juiste startpunt voor een integrale visie op de procesinrichting. Er zijn diverse definities van procesmanagement in omloop. De verschillen vloeien meestal voort uit een specifieke kijk op procesinrichting. Maar los van de definitie die je wil hanteren, een goede visie op procesinrichting neemt in elk geval alle belangrijke elementen van een bedrijfsproces mee.

Wil je ook met succes procesmanagement implementeren?

Wij hebben meer dan 15 jaar ervaring in het herontwerpen en verbeteren van processen in diverse sectoren. Met tal van oplossingen en onze datagedreven aanpak helpen we je graag om procesmanagement succesvol in te voeren in jouw organisatie. Zodat je meer rendement kan realiseren op je mensen en middelen.

Wil je eens van gedachten wisselen of doorpraten over procesmanagement, maak dan een afspraak voor een oriënterend gesprek. We vertellen je graag meer over onze integrale, datagedreven aanpak en het te verwachten resultaat.

Over Passionned Group

Logo Passionned Group, de specialist in Procesmanagement & BPMDe datagedreven procespecialisten van Passionned Group helpen kleinere en grotere organisaties bij het structureel verbeteren van procesmanagement. En we zorgen tegelijk voor de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie.

neem contact met ons op

Onze Procesmanagement specialisten

Ko Achterberg - Auteur van 'Grip op processen in organisaties' (2e druk)

dr KO ACHTERBERG

Auteur van ‘Grip op processen in organisaties’ (2e druk)

Henny van Doorn - Senior consultant Business Process Management

HENNY VAN DOORN

Senior consultant Business Process Management

John Kennedy - Programmamanager Procesmanagement

JOHN KENNEDY

Programmamanager Procesmanagement