Maak de PDCA cirkel rond en optimaliseer je besturing en proces

Start vandaag nog met PDCA & continu verbeteren want het niet doen is geen optie. Op deze pagina maken we duidelijk waarom.

download gratis PDCA artikel

PDCA: Plan Do Check Act

PDCA cyclus | 4 stappen | Plan Do Check Act | Voorbeelden

Plan Do Check Act & PDCA verbeteren

Plaats review

De PDCA cyclus of de Plan Do Check Act cycle is een krachtige, bewezen verbetermethode. Hiermee kun je stap voor stap je werk, prestaties en organisatie verbeteren en op een hoger plan brengen. Hier vind je tal van verdiepingsartikelen, whitepapers, boeken, tips, 5 PDCA valkuilen en templates om PDCA met succes toe te passen. Start vandaag nog met continu verbeteren door het PDCA model in de praktijk brengen want het biedt ontzettend veel praktische verbetermogelijkheden. Met PDCA als model je processen, sturing en organisatie verbeteren is uitdagend, zeker wanneer je dat datagedreven wilt doen. Daarom helpen we je graag met het begrijpen en toepassen van de PDCA cirkel. Bekijk hieronder een uitgewerkt voorbeeld en bestel hier het PDCA-boek.

Lees verder

Open de inhoudsopgave

Realiseer maximale meerwaarde met continu verbeteren & PDCA

In de volgende praktijksituaties ga je veel profijt hebben van onze visie en aanpak voor het implementeren van de Plan Do Check Act-cyclus in jouw organisatie:

De P en de D lukken nog wel, maar de overige 2 stappen lukken niet. Valkuil #1.
Jouw organisatie blijft (helaas) steeds maar weer dezelfde fouten maken.
Leerprocessen haperen en je beste medewerkers gaan elders werken.
Het duurt te lang voordat je je tactische en strategische doelen bereikt.
Je primaire bedrijfsprocessen verlopen te stroperig, de KPI’s kleuren rood.
Je klanten zijn niet tevreden en lopen weg naar de concurrent.
Je bedrijfsstrategie schiet tekort; die is niet meer toekomstbestendig.
Er vinden meer zaken buiten je PDCA-proces plaats dan erbinnen.

Lees hier de 5 grootste PDCA-valkuilen

Deze symptomen van een niet-lerende, bureaucratische, gestolde organisatie kom je overal tegen, je staat hierin echt niet alleen. Een organisatie runnen binnen de huidige tijdgeest is nu eenmaal niet makkelijk. Aandeelhouders en andere stakeholders eisen maximale transparantie, maar denk ook aan alle nieuwe technologische mogelijkheden en de legacy die je hebt opgebouwd. En daarnaast kijkt de hele wereld tegenwoordig mee.

Figuur 1: Klik op een van de letters (P, D, C, A) voor meer informatie.

Kies de juiste tools bij elke stap van de PDCA-cyclus

Voor elke stap in de Plan Do Check Act-cyclus hebben we handige tools en verdiepingsartikelen voor je gemaakt. Denk dan aan het SMART maken van je doelen of het opstellen van jouw organisatie- of team-KPI’s. Maar ook voor interactieve dashboards en feedback kun je bij ons terecht. Zo kun jij de cyclus altijd helemaal rond maken en slimmer gaan werken.

1. PLAN: business plannen, strategie & KPI’s

In deze fase van de PDCA-cyclus maak je een business of afdelingsplan. Je plan sluit aan op de missie, het beleid en de strategie van jouw organisatie of afdeling. Je stelt heldere doelen die iedereen begrijpt. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe zorg je nu dat iedereen van hoog tot laag op één lijn komt?

Kritieke succesfactoren

Een zeer handige tool hiervoor is een strategiekaart. Hier ga je je doelstellingen uitsplitsen in kritieke succes factoren. Dit zijn je afgeleide doelen maar ze zijn erg belangrijk. Je benoemt eigenaars die dat gedeelte van het te realiseren plan gaan bewaken. Dan heb je ook onvervalste kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) nodig. Waar je vervolgens normen en targets voor gaat vaststellen. Dat is een zeer nuttige exercitie. Want pas dan dient zich het vraagstuk aan van wederzijdse afhankelijkheden. “Als ik die norm moet gaan halen, dan moet die en die afdeling wel daar en daar voor zorgen”.

Hulpmiddelen bij de planfase

De KPI’s en de bijbehorende normen en targets zijn cruciaal. Ze naaien de vier stappen aan elkaar. Tijdens de uitvoering kun je zo goed monitoren en analyseren waar je staat. En in de stap check ga je de scores op de KPI’s beoordelen en met elkaar bespreken. In de laatste stap ga je de normen op de KPI’s evalueren en bijstellen. Zonder KPI’s krijg je de Plan Do Check Act-cyclus nooit echt aan de praat.

2. DO: slim uitvoeren met lean & procesmanagement

In stap 2 van de plan do check act-cyclus voer je je plannen uit. Hier ga je (nieuwe) activiteiten uitvoeren om je plannen te realiseren. Uiteraard is er ruimte om te experimenteren en te leren. Nieuwe uitdagingen doen zich voor die je het hoofd moet bieden. Dan komt het aan op leiderschap, lef, de kracht en energie om het team mee te krijgen en vol te houden. Maar ook het vermogen om als team continu het proces te verbeteren is cruciaal.

Hulpmiddelen in de Do-fase

In deze stap is de kwaliteit van je data cruciaal. Want in de uitvoering ga je gegevens registreren. Denk hier aan nieuwe klanten, nieuwe orders, nieuwe dossiers of nieuwe medewerkers. Je data moet op orde zijn, want anders krijg je onbetrouwbare informatie. Zonder goede data, geen informatie en geen kennis.

3. CHECK: werken je plannen en hoe scoor je?

In deze stap kijk je hoe de activiteiten uitpakken ten opzichte van de gemaakte plannen. Je pakt dan ook de doelstellingen en normen en targets er nog even bij. Ook hier heb je informatie nodig over de kritieke succesfactoren en doelstellingen: je kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Je presenteert die in de vorm van rapporten, dashboards of scorecards. De scores op de KPI’s ga je analyseren en met elkaar bespreken, zowel positief als negatief. Zo kom je tot een goed gesprek over jouw prestaties en die van je team.

Hulpmiddelen tijdens de check-fase

Waar je precies moet gaan bijsturen (act) is cruciaal. Anders ga je met hagel schieten. Je maakt in deze stap dan ook gedetailleerde analyses van de data achter de KPI’s. Je splitst de KPI bijvoorbeeld uit per regio, per team, productgroep of organisatieonderdeel. Maar ook combinaties zijn mogelijk. Zo kun je precies zien waar het goed of fout gaat. Goede Business Intelligence oplossingen helpen je bij het presenteren en analyseren van KPI’s.

4. ACT: bijsturen en bijstellen

De Actualize-fase lijkt sterk op de Plan-fase. Hier ga je je plannen niet nog eens dunnetjes overdoen maar je past ze aan en gaat ze verfijnen. Of je gaat de uitvoering bijsturen door bijvoorbeeld meer capaciteit toe te voegen voor een bepaalde periode.

Ook ga je in deze stap kleine of grotere verbetertrajecten (do) initiëren. Je wilt gaan experimenteren om te kijken of een bepaalde oplossing werkt. En als die werkt wil je de oplossing in je reguliere proces gaan toepassen. Zo kun je door te experimenteren je scores op je KPI’s gaan verbeteren. Er heerst een positieve mentaliteit van elke dag een beetje beter presteren.

Specifieke hulpmiddelen bij de Act-fase

Wil jij ook meer uit plan do check act en de PDCA-cyclus halen? En wil jij deze cirkel beheersen en implementeren in jouw eigen organisatie? Volg dan onze 3-daagse opleiding PDCA & Kwaliteitsmanagement met internationaal PDCA expert mr. Leo Kerklaan. Veel professionals gingen je al voor. Met een gemiddelde score van 8,9 is deze PDCA-opleiding een absolute aanrader.

Raak verslaafd aan Plan Do Check Act

Bij alle organisaties zie je dat zowel de externe omgeving (markt) als de organisatie zelf in een steeds rapper tempo verandert. Vasthouden aan (oude) interne processen betekent per definitie achteruitgang. De organisatie verzwakt en vertoont, net als een patiënt, een aantal ziektesymptomen. Plan Do Check Act is echter geen medicijn dat slechts de symptomen onderdrukt, maar een geheel andere manier van werken, een levensstijl die na verloop van tijd zijn vruchten afwerpt. Wie eenmaal de zoete smaak van datacratisch werken heeft geproefd, is direct verslaafd. In positieve zin wel te verstaan.

de zoete smaak van datacratisch werken

Pak problemen bij de bron aan met Plan Do Check Act

Die genoemde prestatieverbetering bij succesvolle, lerende organisaties vindt met name plaats omdat de PDCA-verbetercirkels tot de gewenste transparantie leiden: de data is in principe zichtbaar voor iedereen. Tegelijkertijd laat het werken met PDCA-verbetercirkels ook snel de werkelijke reden zien van een probleem door het uitvoeren van een zogenoemde root cause analysis. Dat betekent dat je de onderliggende oorzaken in beeld krijgt én leert aan te pakken. Het gaat hierbij om oorzaken die er verantwoordelijk voor zijn dat sommige problemen terug blijven komen. Met een root cause analysis kun je een mogelijke toekomstige catastrofale gebeurtenis voorkomen.

PDCA cyclus uitgewerkt voorbeeld: maak er een sport van

Als een concreet voorbeeld voor de PDCA-cyclus nemen we iets dicht bij huis: je eigen energieverbruik. Je wilt dit terugdringen om een bijdrage aan de klimaatcrisis te leveren. Bovendien is het ook goed voor je portemonnee. In de huidige tijd waar de energieprijzen de pan uit rijzen is energiebesparing geen overbodige luxe.

PLAN: op maandbasis maximaal 150 kWh elektriciteit verbruiken en 80 kub gas. Het huidige verbruik is respectievelijk 180 kWh en 125 kub gas. Tijd om in actie te komen. Je bedenkt in je plan een aantal maatregelen om het energieverbruik terug te dringen, bijvoorbeeld de verwarming ’s avonds een half uur eerder uitzetten en het installeren van led-lampen.
DO: je voert de maatregelen uit en elke maand ontvang je de verbruiksdata van je energieleverancier. Die data analyseer je en zet je uit in de tijd. Je maakt er een grafiek van. Ook maak je de kosten inzichtelijk.

Figuur 2: PDCA cyclus uitgewerkt voorbeeld – het energieverbruik over de maanden heen, zoek naar de ruimte voor verbetering

CHECK: de eerste maand na je plan bespreek je het energieverbruik met je partner. Je zit op 179 kWh en 126 kub gas, onvoldoende dus om je plan te realiseren.
ACT: je gaat een aantal aanvullende maatregelen toevoegen aan je oorspronkelijke plan. Bijvoorbeeld: 1 minuut korter douchen (geldt voor alle gezinsleden) en apparaten die veel stroom verbruiken, zoals een droger en een televisie, probeer je te vermijden.

Je doorloopt de PDCA-cirkel net zolang je tot je doel (de norm) bent gekomen. Je maakt er een sport van. Of je stelt je doelen en normen bij omdat je kinderen chagrijnig door het huis lopen vanwege het steeds korter kunnen douchen.

bestel nu het PDCA-boek met meer voorbeelden

Mix PDCA met IMWR: inspireer, mobiliseer, waardeer & reflecteer

De PDCA-methode kan niet zonder de IMWR cyclus. Je moet je mensen inspireren, mobiliseren, waarderen en de tijd nemen om te reflecteren:

Figuur 3: De PDCA cyclus kan niet zonder een IMWR cyclus.

Nieuwe plannen maken zonder inspiratie en passie leidt tot meer van hetzelfde.
Handelen zonder mobilisatie en data maakt je zwak en fragiel.
Checken en controleren zonder te waarderen brandt mensen af.
Bijstellen zonder reflectie is als het rennen van een kip zonder kop.

Lees verder over IMWR

Erken het belang van feedback bij PDCA

Wij zijn altijd erg nieuwsgierig hoe je bedrijven verbetert en teams kunt versterken. We doen daarom veel onderzoek naar PDCA en andere verbetermethoden. Bijna alle onderzoeken laten zien dat feedback leidt tot sneller leren en een hogere intelligentie. Ook ons eigen onderzoek toont het grote belang aan. Maak feedback onderdeel van je bedrijfscultuur en de financiële prestaties zullen verbeteren.

Werk aan betere feedbacksystemen in jouw organisatie en je gaat met sprongen vooruit. Alle resultaten uit het onderzoek hebben we voor je samengevat in ons rapport ‘De kracht van continu verbeteren’. Daarin lees je alles over feedback en de andere succesfactoren van lerende organisaties.

naar het onderzoeksrapport

Profiteer direct van enkele waardevolle PDCA-tips:

✓ Zorg voor eigenaarschap, draagvlak en een sponsor binnen het management.
✓ Ga snel aan de slag in plaats van maandenlang een projectopzet te definiëren.
✓ Doe het samen met de werkvloer, vier de successen en leer ervan.
✓ Geef ruimte aan leren en feedback: fouten zijn een rijke bron voor verbeteringen.
✓ Gebruik data consequent en doelbewust voor procesverbetering.
✓ Maak hier kennis met de vier belangrijkste succesfactoren van PDCA.

Verdiepen in de PDCA-cyclus

PDCA gemeente PDCA industrie PDCA politie PDCA in de zorg

Verzilver de voordelen van werken volgens Plan Do Check Act:

Net als met je smartphone kun je Plan Do Check Act bijna overal voor gebruiken. Op een gegeven ogenblik kun je niet meer zonder. Je krijgt één methode met vele voordelen:

Je kunt je bedrijfsprocessen – elke dag een beetje – verbeteren.
Je gaat het kwaliteitsmanagement in jouw bedrijf professionaliseren.
Je laat je medewerkers elke dag weer een beetje doorgroeien.
Je gaat je bedrijfsstrategie aanscherpen en verder verfijnen en ontwikkelen.
Je werkt aan een intelligente, datagedreven organisatie.
Je realiseert een betere margestructuur, je prestaties worden krachtiger.
Je teams gaan steeds meer zelfsturend werken.
Je beslissingen zijn van veel hogere kwaliteit.

Kantel naar een intelligente, datagedreven organisatie

Maar wat nu als jouw bedrijf het tij kan keren en een kanteling kan maken naar een intelligente, datagedreven organisatie, een organisatie waar iedereen tegen op kijkt? Oftewel een slimme organisatie die in de prijzen valt, zoals bijvoorbeeld Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord, Pon, fietsenwinkel.nl, de Brandweer A’dam, Coolblue, De Hypotheekshop, Albert Heijn, Ricoh, DSM, Festo, CZ Actief in Gezondheid, T-Mobile en het Kadaster. Heb jij ook ambities en wil je jouw organisatie echt verder helpen, dan is het nu de hoogste tijd om met deze krachtige PDCA-methode vandaag nog aan de slag te gaan. Ook uit onderzoek blijkt dat succesvolle (lerende) organisaties allemaal PDCA in hun DNA hebben ingebakken, én datagedreven werken.

PDCA bibliotheek (100+ items)

De historie van de cyclus

Waar komt Plan Do Check Act nu vandaan? Dr. William Deming bracht dit magische verbeterwiel in de jaren vijftig van de vorige eeuw tot leven. Sindsdien kan PDCA rekenen op een grote bekendheid. Je krijgt een uniek inkijkje in de historie van Plan Do Check Act. Lees hier alles over de geschiedenis van PDCA.

Meer weten of praktisch advies nodig?

Wil je weten hoe je jouw bedrijf en organisatie met de Plan Do Check Act-cyclus continu beter kan maken? En hoe jouw bedrijf of team slimmer en ook meer datagedreven kan werken met de PDCA-methode? Neem dan nu contact met ons op voor een oriënterend gesprek met een van onze PDCA-experts of verbetercoaches.

Over Passionned Group

Passionned Group is dé specialist in het implementeren van de PDCA cyclus en datagedreven PDCA cirkels. Onze ervaren en bevlogen consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij het datagedreven maken van teams en de gehele organisatie. Om het jaar organiseren wij de onafhankelijke verkiezing van de ‘Slimste organisatie van Nederland’.