PDCA: Plan Do Check Act

Plan Do Check Act & PDCA verbeteren

De PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus is een krachtige, bewezen verbetermethode. Hiermee kun je stap voor stap je werk, prestaties en organisatie verbeteren en op een hoger plan brengen. Op deze pagina vind je tal van verdiepingsartikelen, whitepapers, 20 bouwstenen, boeken, tips en templates om PDCA met succes toe te passen. Vergeet niet de resultaten te borgen en ga vandaag nog continu verbeteren met PDCA in de praktijk brengen want het biedt ontzettend veel verbetermogelijkheden. Klik op een van de letters (P, D, C, A) in onderstaande afbeelding voor meer informatie. Met PDCA als instrument je processen, sturing en organisatie verbeteren is uitdagend. Zeker wanneer je dat datagedreven wilt doen. Daarom helpen we je graag met het begrijpen en toepassen van deze cyclus. Bekijk hieronder een uitgewerkt voorbeeld en bestel hier het PDCA-boek.

Realiseer maximale meerwaarde met continu verbeteren & PDCA

In de volgende praktijksituaties ga je veel profijt hebben van onze visie en aanpak voor het implementeren van de Plan Do Check Act-cyclus in jouw organisatie:

• De P en de D lukken wel, maar de overige 2 stappen lukken niet.
• Jouw organisatie blijft (helaas) steeds dezelfde fouten maken.
• Leerprocessen haperen en je beste medewerkers gaan elders werken.
• Het duurt te lang voordat je je doelen bereikt.
• Je primaire bedrijfsprocessen verlopen te stroperig.
• Je klanten zijn niet tevreden en lopen weg naar de concurrent.
• Je strategie schiet tekort; die is niet meer toekomstbestendig.
• Er vinden meer zaken buiten je PDCA-proces plaats dan erbinnen.

Deze symptomen van een niet-lerende, bureaucratische, gestolde organisatie kom je overal tegen, je staat hierin echt niet alleen. Een organisatie runnen binnen de huidige tijdgeest is nu eenmaal niet makkelijk. Aandeelhouders en andere stakeholders eisen maximale transparantie en de hele wereld kijkt tegenwoordig mee.

Kies de juiste tools bij elke stap van de PDCA-cyclus

Voor elke stap in de Plan Do Check Act-cyclus hebben we handige tools voor je gemaakt. Denk dan aan het SMART maken van je doelen of het bepalen van jouw organisatie- of team-KPI’s. Maar ook voor dashboards en feedback kun je bij ons terecht. Zo kun jij de cyclus altijd helemaal rond maken en slimmer gaan werken.

1. PLAN: business plannen, strategie & KPI’s

In deze fase van de PDCA-cyclus maak je een business of afdelingsplan. Je plan sluit aan op de missie, het beleid en de strategie van jouw organisatie of afdeling. Je stelt heldere doelen die iedereen begrijpt. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe zorg je nu dat iedereen van hoog tot laag op één lijn komt?

Kritieke succesfactoren

Een handige tool hiervoor is een strategiekaart. Hier ga je je doelstellingen uitsplitsen in kritieke succes factoren. Dit zijn je afgeleide doelen maar ze zijn erg belangrijk. Je benoemt eigenaars die dat gedeelte van het te realiseren plan gaan bewaken. Dan heb je ook onvervalste kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) nodig. Waar je vervolgens normen en targets voor gaat vaststellen. Dat is een zeer nuttige exercitie. Want pas dan dient zich het vraagstuk aan van wederzijdse afhankelijkheden. “Als ik die norm moet gaan halen, dan moet die en die afdeling wel daar en daar voor zorgen”.

Uitgewerkt voorbeeld van een Plan Do Check Act-cyclus

De stappen Plan Do Check Actualize maken we duidelijk met een concreet voorbeeld van de PDCA-cyclus. We nemen iets dicht bij huis: je eigen energieverbruik binnen het huishouden. Je wilt dit terugdringen om een bijdrage aan het milieu te leveren. Bovendien is het ook goed voor je portemonnee.

Bekijk het uitgewerkte voorbeeld van PDCA

Hulpmiddelen bij de planfase

• Scenarioplanning & analyse
• Strategiekaart
• Balanced Scorecarding
• Ga je doelen SMART formuleren
• KPI’s bepalen

De KPI’s en de bijbehorende normen en targets zijn cruciaal. Ze naaien de vier stappen aan elkaar. Tijdens de uitvoering kun je zo goed monitoren en analyseren waar je staat. En in de stap check ga je de scores op de KPI’s beoordelen en met elkaar bespreken. In de laatste stap ga je de normen op de KPI’s evalueren en bijstellen. Zonder KPI’s krijg je de Plan Do Check Act-cyclus nooit aan de praat.

Gratis artikel over de 4 succesfactoren: plan do check act

Waar het hier om gaat zijn zaken die jij als manager direct kan beïnvloeden. Of dat met een klein beetje moeite zou kunnen doen. Vandaar de titel ‘4 factoren die elke manager moet kennen’. Tijd om het roer om te gooien. In dit artikel verkent de auteur een aantal nieuwe invalshoeken, heel andere dan gebruikelijk bij PDCA. Download het artikel '4 factoren die elke manager moet kennen'.

naar het artikel '4 factoren die elke manager moet kennen'

2. DO: slim uitvoeren met lean & procesmanagement

In stap 2 van de plan do check act-cyclus voer je je plannen uit. Hier ga je (nieuwe) activiteiten uitvoeren om je plannen te realiseren. Er is ruimte om te experimenteren en te leren. Nieuwe uitdagingen doen zich voor die je het hoofd moet bieden. Dan komt het aan op leiderschap en de kracht en energie om je team mee te krijgen. Maar ook het vermogen om als team continu het proces te verbeteren is cruciaal. Kortom: je gaat zorgen voor goed, professioneel management van de processen.

Hulpmiddelen in de Do-fase

• Je datakwaliteit verhogen
• Dashboard & datawarehousing
• Business Intelligence tools
• Lean Six Sigma

In deze stap is de kwaliteit van je data cruciaal. Want in de uitvoering ga je gegevens registreren. Denk hier aan nieuwe klanten, nieuwe orders, nieuwe dossiers of nieuwe medewerkers. Je data moet op orde zijn, want anders krijg je onbetrouwbare informatie. Zonder goede data, geen informatie en geen kennis.

PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

In dit complete PDCA-boek komt het hele spectrum van datacratisch werken aan bod. Dit is een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken. De auteur gaat uitgebreid in op de basisprincipes van PDCA, continu verbeteren en leerprocessen in organisaties. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).

naar het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

3. CHECK: werken je plannen en hoe scoor je?

In deze stap kijk je hoe de activiteiten uitpakken ten opzichte van de gemaakte plannen. Je pakt dan ook de doelstellingen en normen en targets er nog even bij. Ook hier heb je informatie nodig over de kritieke succesfactoren en doelstellingen: je kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Je presenteert die in de vorm van rapporten, dashboards of scorecards. De scores op de KPI’s ga je met elkaar bespreken, zowel positief als negatief.
Zo kom je tot een goed gesprek over jouw prestaties en die van je team.

Hulpmiddelen tijdens de check-fase

• Stuurinformatie
• KPI-dashboards
• Feedback

Waar je precies moet gaan bijsturen (act) is cruciaal. Anders ga je met hagel schieten. Je maakt in deze stap dan ook gedetailleerde analyses van de data achter de KPI’s. Je splitst de KPI bijvoorbeeld uit per regio, per team, productgroep of organisatieonderdeel. Maar ook combinaties zijn mogelijk. Zo kun je precies zien waar het goed of fout gaat. Goede Business Intelligence oplossingen helpen je bij het presenteren en analyseren van KPI’s.

De PDCA cyclus bij een zorgbedrijf

Binnen de gezondheidszorg is de PDCA cyclus een vast onderdeel van de bedrijfsvoering. Maar veel zorgverleners blijken het vaak echt lastig te vinden om continu verbeteren en PDCA in de dagselijkse praktijk te brengen, hoe doe je dat nu? In deze casus zie je hoe een bekend zorgbedrijf in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) de PDCA-cyclus invult.

naar De PDCA cyclus bij een zorgbedrijf

4. ACT: bijsturen en bijstellen

De Actualize-fase lijkt sterk op de Plan-fase. Hier ga je je plannen niet nog eens dunnetjes overdoen maar je past ze aan en gaat ze verfijnen. Of je gaat de uitvoering bijsturen door bijvoorbeeld meer capaciteit toe te voegen voor een bepaalde periode.

Ook ga je in deze stap kleine of grotere verbetertrajecten (do) initiëren. Je wilt gaan experimenteren om te kijken of een bepaalde oplossing werkt. En als die werkt wil je de oplossing in je reguliere proces gaan toepassen. Zo kun je door te experimenteren je scores op je KPI’s gaan verbeteren. Er heerst een positieve mentaliteit van elke dag een beetje beter presteren.

Specifieke hulpmiddelen bij de Act-fase

• Normen en targets van KPI’s bijstellen
• Procesmanagement

Wil jij ook meer uit plan do check act en de PDCA-cyclus halen? En wil jij deze cirkel beheersen en implementeren in jouw eigen organisatie? Volg dan onze 3-daagse opleiding PDCA & Kwaliteitsmanagement met internationaal PDCA expert mr. Leo Kerklaan. Veel professionals gingen je al voor. Met een gemiddelde score van 9,1 is deze PDCA-opleiding een absolute aanrader.

Bepaal de KPI's voor jouw Plan Do Check Act cyclus

Plan Do Check Act werkt averechts zonder goede KPI's want je plan bevat dan geen heldere doelen. Met onze 'SMART KPI-bepaler' breng je eenvoudig de voor jou belangrijke KPI's in beeld. En je leert hoe je die effectief kunt normeren en toepassen. Deze tool bevat maar liefst 350 voorbeelden uit diverse sectoren. Direct downloaden.

naar de SMART KPI-bepaler (Uitgebreide Editie)

Raak verslaafd aan Plan Do Check Act

Bij alle organisaties zie je dat zowel de externe omgeving (markt) als de organisatie zelf in een steeds rapper tempo verandert. Vasthouden aan (oude) interne processen betekent per definitie achteruitgang. De organisatie verzwakt en vertoont, net als een patiënt, een aantal ziektesymptomen. Plan Do Check Act is echter geen medicijn dat slechts de symptomen onderdrukt, maar een geheel andere manier van werken, een levensstijl die na verloop van tijd zijn vruchten afwerpt. Wie eenmaal de zoete smaak van datacratisch werken heeft geproefd, is direct verslaafd. In positieve zin wel te verstaan.

Pak problemen bij de bron aan met Plan Do Check Act

Die genoemde prestatieverbetering bij succesvolle, lerende organisaties vindt met name plaats omdat de PDCA-verbetercirkels tot de gewenste transparantie leiden: de data is zichtbaar voor iedereen. Tegelijkertijd laat het werken met PDCA-verbetercirkels ook snel de werkelijke reden zien van een probleem: de zogenoemde root cause analysis. Dat betekent dat je de onderliggende oorzaken in beeld krijgt én leert aan te pakken. Het gaat hierbij om oorzaken die er verantwoordelijk voor zijn dat sommige problemen terug blijven komen. Met een root cause analysis kun je een mogelijke toekomstige catastrofale gebeurtenis voorkomen.

Training PDCA & kwaliteitsmanagement

Deze praktijkgerichte training PDCA & kwaliteitsmanagement voorziet je van direct toe te passen continu verbeter-kennis. Zo kun je een leidende en adviserende rol pakken in verbetertrajecten in jouw bedrijf. Je leert en oefent met alle benodigde vaardigheden, technieken en kwaliteitsbouwstenen. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 8 t/m 10 december 2021

naar de training PDCA & kwaliteitsmanagement

PDCA cyclus uitgewerkt voorbeeld: maak er een sport van

Als een concreet voorbeeld voor de PDCA-cyclus nemen we iets dicht bij huis: je eigen energieverbruik. Je wilt dit terugdringen om een bijdrage aan het milieu te leveren. Bovendien is het ook goed voor je portemonnee.

1. PLAN: op maandbasis maximaal 150 kWh elektriciteit verbruiken en 80 kub gas. Het huidige verbruik is respectievelijk 180 kWh en 125 kub gas. Tijd om in actie te komen dus. Je bedenkt in je plan een aantal maatregelen om het energieverbruik terug te dringen, bijvoorbeeld de verwarming ’s avonds een half uur eerder uitzetten en het installeren van led-lampen.
2. DO: elke maand ontvang je de verbruiksdata van je energieleverancier. Die gegevens analyseer je en zet je uit in de tijd. Je maakt er een grafiek van. Ook maak je de kosten inzichtelijk.

3. CHECK: de eerste maand na je plan (augustus) bespreek je het energieverbruik met je partner. Je zit op 179 kWh en 126 kub gas, onvoldoende dus om je plan te realiseren.
4. ACT: je gaat een aantal aanvullende maatregelen toevoegen aan je oorspronkelijke plan. Bijvoorbeeld: 1 minuut korter douchen (geldt voor alle gezinsleden) en apparaten die veel stroom verbruiken, zoals een droger en een televisie, probeer je te vermijden.

Je doorloopt de PDCA-cirkel net zolang je tot je doel (de norm) bent gekomen. Je maakt er een sport van. Of je stelt je doelen en normen bij omdat je kinderen chagrijnig door het huis lopen vanwege het heel kort douchen.

Bestel nu het PDCA-boek met meer voorbeelden

Erken het belang van feedback bij PDCA

Wij zijn altijd erg nieuwsgierig hoe je bedrijven verbetert en teams kunt versterken. We doen daarom veel onderzoek naar PDCA en andere verbetermethoden. Bijna alle onderzoeken laten zien dat feedback leidt tot sneller leren en een hogere intelligentie. Ook ons eigen onderzoek toont het grote belang aan. Maak feedback onderdeel van je bedrijfscultuur en de financiële prestaties zullen verbeteren.

Werk aan betere feedbacksystemen in jouw organisatie en je gaat met sprongen vooruit. Alle resultaten uit het onderzoek hebben we voor je samengevat in ons rapport ‘De kracht van continu verbeteren’. Daarin lees je alles over feedback en de andere succesfactoren van lerende organisaties.

Naar het rapport

Profiteer direct van enkele waardevolle PDCA-tips:

✓ Zorg voor eigenaarschap, draagvlak en een sponsor binnen de directie.
✓ Ga snel aan de slag in plaats van maandenlang een projectopzet te definiëren.
✓ Doe het samen met de werkvloer, vier de successen en leer ervan.
✓ Geef ruimte aan leren en feedback: fouten zijn een rijke bron voor verbeteringen.
✓ Gebruik data consequent en doelbewust voor procesverbetering.
✓ Maak hier kennis met de vier belangrijkste succesfactoren van PDCA.

Verzilver de voordelen van werken volgens Plan Do Check Act:

Net als met je smartphone kun je Plan Do Check Act bijna overal voor gebruiken. Op een gegeven ogenblik kun je niet meer zonder. Je krijgt één methode met vele voordelen:

✓ Je kunt je bedrijfsprocessen – elke dag een beetje – verbeteren.
✓ Je gaat het kwaliteitsmanagement in jouw bedrijf professionaliseren.
✓ Je laat je medewerkers elke dag weer een beetje doorgroeien.
✓ Je gaat je bedrijfsstrategie aanscherpen en verder verfijnen en ontwikkelen.
✓ Je werkt aan een intelligente, datagedreven organisatie.
✓ Je realiseert een betere margestructuur, je prestaties worden krachtiger.
✓ Je teams gaan steeds meer zelfsturend werken.
✓ Je beslissingen zijn van veel hogere kwaliteit.

De 5 grootste valkuilen voor PDCA

Met de zeer krachtige PDCA-methode realiseer je veel betere prestaties en Plan Do Check Act heeft nog veel meer voordelen. Maar er zijn ook valkuilen waar je op moet letten. De grootste valkuil is dat je blijft steken bij de P en D. Bij de C wordt het moeilijk en bij de A zijn je mensen al lang afgehaakt. Het lukt niet de verbetercirkel rond te maken. Dit is slechts één van de 5 grootste valkuilen voor PDCA. Verdiep je hier in alle valkuilen.

naar De 5 grootste valkuilen voor PDCA

Maak ook de kanteling naar een intelligente organisatie

Maar wat nu als jouw bedrijf het tij kan keren en een kanteling kan maken naar een intelligente organisatie, een organisatie waar iedereen tegen op kijkt? Oftewel een slimme organisatie die in de prijzen valt, zoals bijvoorbeeld Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord, fietsenwinkel.nl, de Brandweer A’dam, Coolblue, De Hypotheekshop, Albert Heijn, Ricoh, DSM, Festo, CZ Actief in Gezondheid, T-Mobile en het Kadaster. Heb jij ook ambities en wil je jouw organisatie echt verder helpen, dan is het nu de hoogste tijd om met deze krachtige PDCA-methode vandaag nog aan de slag te gaan. Ook uit onderzoek blijkt dat succesvolle (lerende) organisaties allemaal PDCA in hun DNA hebben ingebakken, én datagedreven werken.

De historie van de cyclus

Waar komt Plan Do Check Act nu vandaan? Dr. William Deming bracht dit magische verbeterwiel in de jaren vijftig van de vorige eeuw tot leven. Sindsdien kan PDCA rekenen op een grote bekendheid. Je krijgt een uniek inkijkje in de historie van Plan Do Check Act. Lees hier alles over de geschiedenis van PDCA.

Meer weten of praktisch advies nodig?

Wil je weten hoe je jouw organisatie met de Plan Do Check Act-cyclus continu beter kan maken? En hoe jouw bedrijf of team slimmer en ook meer datagedreven kan werken met de PDCA-methode? Neem dan nu contact met ons op voor een oriënterend gesprek met een van onze PDCA-experts of verbetercoaches.