Wat is implementeren: faalfactoren, succesformule en voorbeelden

Senior implementatiespecialist
Auteur: drs. Caroline Raaijmaakers
Senior implementatiespecialist
Inhoudsopgave

Implementeren, het klinkt zo makkelijk. De praktijk in circa 75% van de implementatietrajecten binnen organisaties laat echter een heel ander beeld zien. Ze mislukken en vaak zit je dan opgezadeld met averechtse effecten en bijwerkingen die je uitgangspositie eerder verslechteren dan verbeteren. En dan ben je verder van huis dan eerst. In dit artikel lees je de belangrijkste aspecten die kleine en grote implementaties laten slagen en lees je de 5 grootse valkuilen die je moet zien te vermijden. We presenteren je ook onze unieke, integrale aanpak voor implementatiemanagement. De implementatiespecialisten van de Passionned Group helpen je graag met advies en oplossingen.

Waarom stranden of falen implementaties zo vaak?

Implementeren is een mix van implementatiemanagement en verandermanagement. Een volwaardig implementatietraject kent twee kanten van een medaille. Implementeren is namelijk niet enkel een kwestie van de harde kant toepassen en de techniek. Of nieuwe processen of een andere werkwijze in gebruik nemen. De uitdaging zit hem vaak vooral in de zachte kant van de implementatie: verandermanagement.

Om beide kanten aan te raken en tot een goed einde te brengen is het nodig dat een implementatiemanager ook de vaardigheden noodzakelijk voor verandermanagement bezit of begrijpt. En dat een verandermanager weet wat de harde kant van implementeren inhoudt en hoe hij dit kan toepassen.

verdiep je in de 5 faalfactoren

Succesvol implementeren: 2 kanten van de medaille

De kracht van een succesvolle implementatie zit hem in het verbinden van deze beide kanten van de medaille. Of het nu een kleine verandering betreft als de implementatie van een nieuwe BI-tool, of een grootschalige transitie zoals bij Lean werken. Door je mensen vanaf het begin mee te nemen in deze veranderingen verlopen implementaties van tools en processen soepeler.

Meters maken met draagvlak

Alleen wanneer je doelbewust draagvlak in je organisatie creëert kun je echt meters maken. Systeemtechnisch kan namelijk alles kloppen. Maar wanneer de vaardigheden en het gedrag er niet goed op aansluiten zijn er moeilijkheden aan de horizon te verwachten. Die kun je zeker ook verwachten wanneer er onvoldoende draagvlak is.

Herken je deze implementatieproblematiek?

Herken je de problematiek zoals we deze in onderstaande voorbeelden schetsen?

  • Je hebt een grootschalig programma afgerond ten behoeve van digitalisering. Toch blijven je medewerkers hardnekkig vasthouden aan de oude bekende (papieren) werkwijze.
  • Je bent bezig met een transitie. Toch krijg je je medewerkers niet mee en blijft het management vasthouden aan de oude wijze van sturing en controle.
  • Je hebt een nieuwe Business Analytics-applicatie ontwikkeld die de organisatie moet gaan gebruiken. Er heerst onvrede en weerstand over het hoe en het waarom.
  • Je implementeerde met succes een nieuw proces. Na verloop van tijd vallen je medewerkers toch weer terug op het oude proces.

In deze gevallen heeft hoogstwaarschijnlijk de implementatiemanagement kant van de verandering de overhand gehad en is de veranderkant te weinig aangeraakt.

Waarom trajecten stranden of op de lange termijn falen

Wat gaat er vaak mis bij implementeren? Analyse van de praktijk in circa 75% van de implementatietrajecten laat het volgende beeld zien. Een greep uit de grootste faalfactoren van implementiemanagement:

1. Gebrek aan heldere en transparante communicatie

Wanneer je een implementatie pas in een laat stadium communiceert of over de schutting gooit ontstaat een natuurlijke reactie bij medewerkers: weerstand. De wil om de verandering te omarmen is dan ver te zoeken. Het is voor hen makkelijker om op de oude route verder te gaan.

2. Onjuist geïdentificeerde stakeholders

Stakeholders identificeren is een belangrijk onderdeel van de implementatie. Er zijn diverse soorten stakeholders:

  • direct
  • indirect
  • intern
  • extern

Bovendien is het noodzakelijk te weten wat voor type stakeholders dit zijn. Zo bestaan er onder andere beslissers, bestuurders, beoordelaars, budgethouders, gebruikers, influencers et cetera. De vraag in welke groep de stakeholder zich feitelijk bevindt, lijkt op het eerste gezicht makkelijk, maar is in de praktijk vaak moeilijk te beantwoorden. Dit is afhankelijk van de verandering die je in jouw organisatie wilt realiseren en hoe je organisatiestructuur eruit ziet.

3. Inadequate omgang met houding en gedrag van medewerkers

Medewerkers zijn vaak verandermoe. Ze snappen het nut en de noodzaak van alweer een gewijzigde aanpak of alweer een nieuwe tool of proces niet. De kunst zit hem erin om juist onder deze medewerkers draagvlak te creëren. Veel organisaties worstelen hiermee.

Daarnaast heerst er vaak een angstcultuur. Bij grootschalige veranderingen zoals een transitietraject of overgang naar een platte organisatie waar zelfsturende teams de nieuwe realiteit gaan vormen heerst er vooral bij management en directie vaak angst. Angst om de controle en de sturing te verliezen. En vooral angst voor wat dat dan voor hun positie in de organisatie betekent.

Je ziet dat de zelfsturende teams gewend raken of de nieuwe verworven vrijheden koesteren. Tegelijk zie je de grip vanuit het management door die angst vaak toenemen. Ze willen toch de touwtjes in handen blijven houden. Dit veroorzaakt natuurlijk onvrede en irritaties. Het vormt daardoor een mogelijke factor voor het falen van een verandertraject.

Wat zeggen onze klanten?

“Passionned Group daagt de organisatie uit en is niet snel tevreden met een oplossing en weet daardoor te bereiken dat resultaten worden geboekt.”

Fons Catau
algemeen directeur
De Woonplaats

4. Afwezigheid van commitment

De directie moet niet alleen met woorden laten zien dat ze commitment en eigenaarschap serieus nemen. Ze moeten dat ook in de praktijk brengen en het goede voorbeeld tonen. Vaak voelen of zien medewerkers het commitment niet. Waarom zouden ze deze dan wel moeten tonen?

5. Onduidelijkheid over de nut en noodzaak van de verandering

Op strategisch en op directieniveau is een veranderende koers vaak wel duidelijk of te begrijpen. Voor de managementlaag en de medewerkers onderin de organisatie is dat veel moeilijker. De directie laat na om het nut en de noodzaak te vertalen voor de medewerkers in een taal of aanpak die ook op dat niveau begrepen wordt.

huur een implementatiemanager in

Onze succesformule voor implementatiemanagement

De succesformule voor implementatiemanagement is een goede balans tussen weten, willen en kunnen. Alleen dan kun je implementatie tot een succesvol eind brengen.

A. Weten

  • Het hoe en waarom is duidelijk in alle lagen van de organisatie
  • Er is een helder implementatieplan, inclusief veranderplan
  • De communicatie is transparant en laagdrempelig
  • Zowel directe als indirecte stakeholders krijgen presentaties, trainingen en workshops

B. Willen

  • Medewerkers neem je vanaf het begin mee om draagvlak te creëren
  • Medewerkers houd je regelmatig op de hoogte van de ontwikkelingen
  • Er heerst commitment en eigenaarschap, zowel top-down als bottom-up
  • Er is sprake van goed stakeholdermanagement
  • Medewerkers en afdelingen kennen elkaar en snappen van elkaar wat hun rol is
  • Medewerkers voelen zich gehoord en gezien

C. Kunnen

  • Het kennisniveau van de medewerker of het team is up-to-date
  • De medewerkers bezitten de juiste (mix van) soft skills
  • Medewerkers krijgen de ruimte zich ook op persoonlijk vlak te ontwikkelen
  • De organisatie is (in)gericht op actief lerend vermogen
  • De organisatie is wendbaar

Eerst advies?

Is het implementatietraject nog niet voldoende helder? Zijn er nog openstaande vraagstukken of onduidelijkheden? Dan is het wellicht raadzaam om eerst een kort en krachtig adviestraject te doorlopen.

advies aanvragen

Voorbeelden van implementaties

Met meer dan 10 jaar ervaring met implementeren bij kleine en grotere organisaties kun je rekenen op onze deskundigheid en ervaring bij de:

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van je bedrijf en je ambitieniveau, kan een eerste implementatie al binnen 2-4 maanden gerealiseerd zijn.

Geraakt door onze visie en succesformule?

Wil je meer weten over implementeren, implementatiemanagement en verandermanagement? Neem dan gerust contact op met onze implementatie- en verandermanagers. Zij helpen je graag verder.

Over Passionned Group

Logo Passionned Group, de specialist in ImplementerenPassionned Group is dé specialist in het implementeren van een datagedreven strategie, het toepassen van datagedreven technologie zoals analytics & BI en datagedreven continu verbeteren. Onze bevlogen, ervaren consultants helpen kleinere en grotere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Met onze goedgevulde kennisbank, oplossingen, managementopleidingen en interimdiensten. Om het jaar organiseren we de verkiezing van de Slimste organisatie van Nederland.

neem contact met ons op

Veelgestelde vragen

Wat is implementeren?
Implementeren is het invoeren van een verandering of innovatie in je bestaande organisatie, processen en/of planning. Realiseer je dat implementeren de dagelijkse workflow, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van je medewerkers direct of indirect beïnvloedt.
Wat is het doel van implementeren?
Het doel is om tot betere prestaties te komen door een continuverbetermentaliteit te stimuleren bij je medewerkers.
Welke soorten implementaties zijn er?
Globaal zijn er twee verschillende soorten implementaties. Een technische implementatie betreft de installatie en configuratie van een toepassing of systeem. Een organisatorische implementatie focust op de sociale context: gebruikersbehoeften, kennis, houding én gedrag.
Hoe kun je succesvol implementeren?
Gebruik de datagedreven PDCA-cirkel. De stappen Plan Do Check Act helpen je om continu verbeteren in je organisatie te implementeren. Bij Plan heb je passie nodig, bij Do heb je data nodig, bij Check heb je conscious control nodig en bij Actualize heb je autonomie van handelen nodig.
Wat houdt de data literacy gap in bij implementeren?
Data en techniek groeien exponentieel, terwijl de menselijke vaardigheden om daar zinvolle dingen mee te doen (datageletterdheid) ver achterblijven. We spreken dan van een data literacy gap.
Wat is de ideale mix tussen mens en techniek bij implementeren?
Technologie implementeren is boven alles mensenwerk. Meerdere onderzoeken wijzen uit dat succesvolle implementaties voor ongeveer 25 procent bestaan uit technologische innovatie en voor 75 procent uit sociale innovatie. Elke euro die je investeert in technologie, zou je daarom ook moeten investeren in de mens. Lees hier meer over.
Hoe lang duurt een implementatietraject?
Afhankelijk van de omvang van de verandering of innovatie, de complexiteit van je bedrijf en het ambitieniveau, kan een eerste implementatie al binnen twee tot vier maanden gerealiseerd zijn.
Bestaat er een succesformule voor implementeren?
Onze succesformule voor implementatiemanagement is gebaseerd op het zoeken naar een goede balans tussen weten, willen en kunnen. Alleen dan kun je implementatie tot een succesvol eind brengen. De implementatieadviseurs van Passionned Group hebben hier uitgebreide ervaring mee.
Hoe vergroot je de slagingskans van een implementatie?
Speel met je implementatie in op de "Wet van Fred" (Kappetijn) door de implementatie langs de meetlat van enkele basisbehoeften van gebruikers te leggen (Gemak, Gewin en Genot), al dan niet in combinatie met de 3G's van gedrag (Gewenst, Gewenning en Gewoonte).
Wat doet een implementatiemanager?
Een implementatiemanager zorgt ervoor dat de invoering van een nieuw informatiesysteem of veranderings- of innovatieproject succesvol verloopt, vanaf de planning van een implementatieproject tot en met de afronding en borging ervan.

Onze implementatiemanagers

Bekijk het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

Dit vind je misschien ook interessant

Veranderkundige aspecten van de implementatie
Veranderkundige aspecten van de implementatie
Strategisch advies
Strategisch advies
Stappenplan voor migratie naar een nieuwe BI tool
Stappenplan voor migratie naar een nieuwe BI tool

Deze organisaties gingen je voor

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met implementeren, BI, AI & datagedreven werken of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Caroline Raaijmaakers - Senior implementatiespecialistdrs. CAROLINE RAAIJMAAKERSSenior implementatiespecialist

Neem contact met mij op

Fact sheet

___
klanten
___
trainingen & workshops
___
mensen opgeleid
4,4
sterren klanttevredenheid
___
consultants & docenten
3
kantoren
19
jaar ervaring