KPI’s zijn een krachtige tool

Veel bedrijven en (overheids)instellingen hebben steeds meer aandacht voor de key performance indicator (KPI). Dat is logisch want het is een krachtige tool voor managers, verbeterteams en controllers. Bovendien zitten KPI’s in het hart van elke organisatie, ook in die van jou. De kunst is om die te vinden.

Het bepalen van KPI’s en SMART doelen luistert erg nauw. Een misgreep is snel gemaakt. Of voor je het weet heb je er veel te veel van. We hebben voor jou de 5 grootste KPI-blunders en valkuilen op een rij gezet. Zodat je die in de toekomst kunt vermijden.

Valkuil 1: Blind staren op omzet

Een bekende verffabrikant stuurde louter op de indicatoren omzet en marktaandeel. De beloning van het senior management was hieraan gekoppeld. Na grondige analyse van procesindicatoren bleek dat hoe meer marktaandeel werd veroverd, hoe hoger het verlies per liter geproduceerde verf. De directie wilde deze informatie niet bespreken en bleef doorgaan op de ingeslagen weg. Gevolg? Het bedrijf kwam twee jaar later in zwaar weer terecht.

Valkuil 2: Gebiologeerd door kosten

Een ggz-instelling investeerde veel geld in een managementinformatiesysteem. De eerste ‘KPI’ die werd gebouwd en in gebruik genomen was personeelskosten. Bij het opmaken van de jaarrekening bleek er een verlies te zijn van bijna vijf miljoen euro. Oorzaak: er stonden te veel en te vaak bedden leeg (procesgerichte KPI) onder meer doordat de wachtlijsten ‘opgedroogd’ waren (marktgerichte KPI).

Valkuil 3: Teveel KPI’s

Een middelgrote gemeente benoemde meer dan duizend KPI’s. Voor elke dienst, afdeling en team enkele tientallen. Het project heette ‘DOELPUNT’. Maar met zoveel KPI’s is het erg lastig scoren. Vergelijk het maar met een voetbalteam. Een goede coach gaat geen elf spelers als spits opstellen. Niet alleen is dat veel te duur, maar de kans op succes is ook bijzonder klein. De minder goede spitsen lopen de topscorers namelijk in de weg. Ook in organisaties kun je het overzicht verliezen. Met als gevolg: een overvol dashboard waardoor het gewenste KPI-effect uitblijft.

Valkuil 4: Een lege KPI-huls

Tijdens onze opleidingen en workshops komt steevast deze KPI-vraag aan de orde: ‘wat is de grootste ramp die jouw bedrijf kan overkomen?’. Daan van Beek, docent en auteur van het managementboek ‘De intelligente organisatie’, vertelt:

“Toen ik in Singapore onze masterclass Business Intelligence gaf, stelde ik die vraag ook. Je zet de deelnemers daarmee in één keer op het juiste spoor. Een van de deelnemers was werkzaam voor een bedrijf dat over heel de wereld schepen had varen die gas en olie transporteerden. Zijn antwoord veroorzaakte enige hilariteit: als een van onze schepen zinkt”.

Statistisch gezien komt dat 1 keer in de honderd jaar voor. Je hebt dus wel een echte onvervalste KPI te pakken, maar hebt geen data om die te berekenen. De kunst is dan om te kijken naar minder grote rampen of bijna-rampen waarvan je wel data beschikbaar hebt.

Valkuil 5: KPI’s zonder feedback

Hoe triest is het als iemand wel over de juiste inzichten beschikt, maar desondanks niet beslist, of zelfs de verkeerde beslissingen neemt? Een retailer had precies de juiste KPI’s benoemd en had ook bijbehorende data paraat. Ze stonden elke week klaar op het managementdashboard om gezien én gebruikt te worden. Maar de directeur verzuimde om op regelmatige basis de scores te bespreken met de productmanagers, vooral wanneer de scores niet goed waren. Hij ging direct tot actie over en nam afscheid van precies de verkeerde producten. Het verhaal achter de cijfers kwam niet tot leven, doordat feedback van zijn medewerkers uitbleef. En we weten allemaal: “feedback is the breakfast of champions”.

KPI-blunders en valkuilen: voorkomen is beter dan genezen!

Bestel daarom nu de SMART KPI-bepaler: De handleiding voor prestatiemanagement

Meer lezen over het verbeteren met KPI’s?


“Met de SMART KPI-bepaler hebben we het aantal KPI’s binnen ons bedrijf sterk teruggebracht van 80 naar circa 15 veelzeggende indicatoren.”

Vera Jonker
Parsons Brinckerhoff

Je kunt ook meteen aan de slag

Maak gebruik van de jarenlange ervaring van de Passionned Group op het gebied van KPI-sturing. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.

neem contact met ons op

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met de 5 grootste kpi-blunders (vermijd de diepste kpi-valkuilen) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
7332
Aantal trainingen & workshops
7333
Aantal deelnemers opgeleid
7334
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
7335
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14