Wat zijn prestatie indicatoren: kenmerken, voordelen en voorbeelden per functie

De 3 belangrijkste methodes om prestatie indicatoren te bepalen

Het vinden van de juiste set aan indicatoren (relevant, direct beïnvloedbaar en niet teveel, niet te weinig) is vaak niet eenvoudig. Wij ontwikkelden drie krachtige methodieken die je kunnen helpen om het identificatieproces te versnellen:

1. De strategiegedreven methodiek: via de missie, strategie en doelstellingen daal je in stapjes af naar meetbare indicatoren. Met deze methodiek ben je er van verzekerd dat je prestatie-indicatoren de strategische performance tonen. Zo houd je je organisatie op koers.
2. De procesgedreven methodiek: je bedrijfsproces en de verschillende stappen daarin vormen het vertrekpunt. Je haakt zo direct in op de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers. Per processtap identificeer je de input, output, doorlooptijd en werkvoorraad. Zo optimaliseer je jouw werkprocessen. Zie ook Process Mining en Procesmodel as a Service™.
3. De datagedreven methodiek: met data science verzamel je de gegevens uit je systemen, sensoren of externe databronnen en deze combineer en visualiseer je om te komen tot aansprekende inzichten. Zo vorm je “on the fly” allerlei prestatie-indicatoren en krijg je inzicht hoe je de scores op de indicatoren met data-analyse kunt verbeteren.

Verbind je strategie, processen en data met elkaar

Een combinatie van bovengenoemde methodieken werkt het beste. Zodat je je strategie, je processen en je data perfect op elkaar kan uitlijnen. Want dat is waar het vaak op stuk loopt. Dit is een relatief complex proces, maar maakt sturing uiteindelijk niet alleen veel eenvoudiger, maar ook veel krachtiger. Meer weten? Je leert het in onze SMART KPI Gids 2024. Met deze handleiding leer je in 6 stappen hoe je effectief en efficiënt kunt werken met KPI’s en dashboards. Dit onmisbare handboek voor prestatiegerichte managers en medewerkers helpt bij het samenstellen van cruciale managementinformatie, het formuleren van je kritische prestatie indicatoren en het glashelder krijgen van de organisatiedoelen.

Welke indicatoren zijn nu echt belangrijk?

Bovenstaande lijst met indicatoren is natuurlijk niet volledig of slechts deels van toepassing op jouw organisatie. Het zijn ‘slechts’ voorbeelden die je kunnen helpen om specifiek voor jouw bedrijf de juiste indicatoren te vinden. De grootste uitdaging vormt altijd: minder is beter. Want welke methode je ook gebruikt, voor je het weet, heb je een lijst met honderden (prestatie)indicatoren. En met een overvol dashboard is het monitoren en managen van prestaties bijzonder lastig. Welke indicatoren zijn nu echt belangrijk voor het behalen van specifieke doelen en betere prestaties?

Ga op zoek naar de onvervalste performance indicatoren

Het antwoord is: de kritieke prestatie indicatoren. Zij laten zien wat echt kritiek is om een prestatiedoorbraak te realiseren. Daarnaast zijn ze voor iedereen zeer herkenbaar en leggen ze direct bloot waar in het bedrijfsproces je het beste kunt bijsturen. Onze SMART-KPI Gids helpt je snel op weg om de echt belangrijke prestatie-indicatoren en de ‘high impact’ inzichten te identificeren en te classificeren. En je gaat leren hoe je erop kan sturen.

Voorbeelden van indicatoren uit het dagelijks leven

In het dagelijkse leven heb je regelmatig met indicatoren te maken. De benzinemeter in het dashboard van een auto, bijvoorbeeld.

1. Hoeveelheid brandstof

Als chauffeur onderzoek je een belangrijk gegeven: de hoeveelheid brandstof in de tank. De stand van de wijzer laat de resultaten van dat onderzoek zien. Vervolgens zet je de resultaten af tegen een – in dit geval ongewenste – situatie: die waarbij de hoeveelheid brandstof ontoereikend is. Als chauffeur kan je dan in één oogopslag zien of de gemeten prestatie acceptabel is of niet.

2. Lichaamstemperatuur

Een ander voorbeeld uit het leven van alledag: de lichaamstemperatuur als indicator voor ziekte en gezondheid. De thermometer fungeert als meetinstrument. Met onze kennis over de ‘normale temperatuur’ kunnen we een goed/foutgrens bepalen: boven 38°C is de patiënt ‘echt ziek’; 40°C en meer is levensbedreigend, behalve bij jonge kinderen.

Focus op een beperkt aantal KPI’s

Deze voorbeelden uit de praktijk laten zien hoe ons dagelijkse management werkt. De aandacht moet je richten op wat belangrijk is in de gegeven situatie (focus). En je moet een beperkt aantal prestatie-indicatoren ontwikkelen waarmee informatie over de situatie kan worden verkregen. En zo kun je ook de goed/foutgrenzen bepalen.

In het boek ‘De cockpit van de organisatie’ richten wij ons op feedback met behulp van indicatoren over zaken die van belang zijn voor jouw organisatie. Net als in het dagelijkse leven is de charme dat in een enkele aanwijzing veel informatie ligt opgesloten. Tegelijkertijd is het tegenwoordig onontkoombaar om de onderliggende data uitgebreid te analyseren. Want een schot hagel volstaat vaak niet meer. Niet alleen bestuurders en managers hebben grote behoefte aan betrouwbare indicatoren & data analyse, maar iedereen die betrokken is bij de onderneming en invloed kan uitoefenen.

Werken met en sturen op indicatoren

Heb je de juiste prestatie-indicatoren bepaald en zijn je definities scherp en de onderliggende gegevens juist? Dan kun je met de indicatoren gaan werken en erop gaan sturen. Maar hoe organiseer je dat nu effectief? De top 3 meest kritieke succesfactoren daarbij zijn:

1. Het vaststellen van normen en targets en vooral die periodiek evalueren en bijstellen.
2. De indicatoren doelbewust gebruiken voor analyse, actie en procesverbetering.
3. Consequent met elkaar de cijfers bespreken, zowel negatieve als positieve scores.

Wil je meer weten en leren hoe je dit allemaal in de praktijk kunt brengen? Neem dan deel aan de opleiding PDCA & Kwaliteitsmanagement of de opleiding Performance Management & KPI’s.

Wanneer is een indicator bruikbaar?

De voorbeelden zijn bedrieglijk in hun eenvoud. Ze lijken voor de hand te liggen. Liggen ze dus ook voor het oprapen? In werkelijkheid blijkt vaak een lang proces van zoeken, opstellen van KPI’s, uitproberen en bijstellen vooraf te gaan. Waarom duurt het zolang om een set indicatoren te maken?

De oorzaak hiervan moet je zoeken in het feit dat het niet gaat om het opstellen van ‘een rijtje indicatoren’, maar om het opbouwen van een goed werkend systeem van prestatiemanagement. Daarom moeten er indicatoren worden gevonden die aansluiten bij de strategie van de organisatie en die het succes daarvan meten.

Verder moet je de indicatoren voorzien van een streefwaarde. Over de geselecteerde indicatoren moet je efficiënt kunnen rapporteren. De rapportages moeten aanzetten tot het zelf plannen van prestatieverbetering.

Om dit te bereiken moet je managers en medewerkers betrekken bij het opstellen van indicatoren. Dit noemen we het eigenaarsprincipe. Al deze factoren compliceren het opstellen van KPI’s. Ze maken het ontwerpen van een prestatiemanagementsysteem echter ook interessanter, en het resultaat is een instrument dat stevig kan bijdragen aan de prestatieverbetering.

Over Passionned Group

Passionned Group (sinds 2004) is dé specialist in het implementeren van intelligente organisaties en prestatiemanagement. Onze praktisch ingestelde consultants helpen grote en kleine organisaties bij het identificeren van de juiste prestatie-indicatoren en het implementeren van interactieve dashboards en datagedreven werken.

neem contact met ons op