Vind de producten en diensten met een BI-roadmap
Toewerken naar een intelligente, datagedreven organisatie doe je met onze BI-roadmap. Een belangrijk onderdeel daarbij is na te gaan welke producten en diensten je BI-team moet gaan leveren. Gegeven de speerpunten, doelen en toekomstige situatie van de organisatie. Met die diensten en producten helpt het BI-team jouw organisatie om:
- Inzicht te krijgen in de kernprocessen van de organisatie. Hierdoor neemt ze betere, juistere beslissingen en onderneemt ze de beste acties.
- De datakwaliteit op orde te houden. Medewerkers moet immers over de meest betrouwbare informatie en onvervalste KPI’s beschikken.
- Nieuwe kansen te vinden door data-innovatie en optimalisatie na te streven. Je organisatie gaat als geheel veel wendbaarder worden.
- Zakenpartners, medewerkers en managers steeds slimmer te maken door hen de juiste hulpmiddelen aan te bieden.
Krijg inzicht in de staat van jouw organisatie
Weten in plaats van denken, dat is het fundament van datagedreven besluiten. Bijvoorbeeld weten hoe de concurrentie het doet door een concurrentieanalyse uit te voeren. Of door altijd op ieder moment op de hoogte te zijn van de belangrijkste parameters van de organisatie door een managementdashboard met meters te bouwen. Organisaties die datagedreven besluiten nemen hebben betere marges, meer tevreden klanten en medewerkers.
Zeven producten om inzicht te krijgen:
- Lijsten & rapportages: dat zijn bijvoorbeeld standaardrapporten of -lijsten. Gebruikers kunnen deze ook ad-hoc maken. Denk aan rapportages over doorlooptijden of aan lijsten met daarop alle gevolgde cursussen door de medewerkers in een kwartaal.
- Signaleringen: bijvoorbeeld generieke signaleringen bij veel ziekmeldingen op een dag of uitdiensttredingen in een maand. Het kunnen ook specifieke signaleringen zijn over veel telefoontjes naar de klantenservice binnen een kort tijdsbestek.
- Controle queries: met een database waarvan de data niet klopt of van slechte kwaliteit is, daar kan een organisatie niets mee. Door frequente controle queries controleer je of alle databasevelden correct zijn ingevuld. Zo check je of de data van de juiste kwaliteit is. Dat doe je door vragen te stellen als ‘selecteer alle orders waar geen product aan vast zit’ of ‘geef me alle klanten waarvan geen postcode is ingevuld’.
- Ad-hoc query: vraag willekeurige informatie op uit de database. Denk bijvoorbeeld aan alle Amsterdamse klanten die in een specifieke week een bepaald product hebben afgenomen.
- Eenvoudige analyses: maak snel analyses met OLAP-kubussen of laat eindgebruikers het zelf doen met selfservice BI-tools, zoals Power BI van Microsoft. Bijvoorbeeld drilldown analyses op omzet of marktaandeel.
- Dashboards: overzichtelijke dashboards met KPI’s. Deze laten managers en medewerkers in een oogopslag zien of de organisatie nog op koers ligt. Dashboardschermen bestaan in veel gevallen uit meters of stoplichten met de kleuren groen, geel en rood, eenvoudige grafieken en andere visualisaties. Soms verschijnen er ook notificaties op het scherm.
- Visual Data Discovery: met Visual Data Discovery tools zoals Tableau en Qlik kunnen eindgebruikers zelf hun data visualiseren. Ook dat is een vorm van selfservice BI. Bij organisaties die analyses visualiseren, worden die analyses door bijna 50 procent meer werknemers gezien, blijkt uit onderzoek.
Hou je datakwaliteit op orde
Toch lukt het organisaties vaak niet om een goed en betrouwbaar beeld te krijgen van hun klanten, leveranciers, producten, medewerkers, en ook concurrenten. Vervuilde of incomplete data of een datawarehouse van slechte kwaliteit, kunnen daar redenen van zijn. Dat is jammer, want zo missen deze organisaties cruciale inzichten en kansen in de markt. Het Amerikaanse The Data Warehouse Institute (TDWI) berekende ooit dat de kosten van slechte datakwaliteit alleen al in de Verenigde Staten jaarlijks zeshonderd miljard dollar zijn.
Zeven diensten die een BI-team kan leveren:
- Op verzoek analyses uitvoeren: voor teams, medewerkers en managers gaat het BI-team aan de slag om analyses op de data uit te voeren op zoek naar antwoorden of meer inzicht.
- Informatieanalyse: lever voor de eerste stap van je BI-project belangrijke informatie die gebruikers nodig hebben om slimmere beslissingen te nemen.
- Modereren van data discovery sessies: laat managers en medewerkers zien welke technieken en mogelijkheden er zijn om waarde uit je data te halen door interactieve visualisatie. Zie ook DataDoen.
- Data-acquisitie: door data uit andere bronnen (extern of intern) aan te kopen en te verzamelen, kun je meer en nieuwere inzichten genereren.
- Beheer van data: het verbeteren van de datakwaliteit en het onderhouden van masterdata en metadata.
- Autorisatie en informatiebeveiliging: zorg dat alleen bevoegden de beschikbare informatie te zien krijgen.
- Incidentmanagement: in het geval van een calamiteit waarbij het datawarehouse of (een deel van) het BI-platform uit de lucht gaat, is het belangrijk dat gebruikers weer snel rapporten kunnen maken en analyses kunnen uitvoeren. Om dat snel te kunnen laten gebeuren, is specifieke kennis over de IT-infrastructuur nodig. Die kennis kan de IT-afdeling hebben. Het is natuurlijk ook mogelijk om iemand binnen het BI-team met deze vaardigheden uit te rusten.
Vind nieuwe kansen en optimaliseer met advanced analytics
Eerst weten wat er speelt en hoe het spel gespeeld moet worden, dat is de juiste strategie. Daarna pas kan een organisatie duurzaam en snel groeien. Groei heeft prioriteit voor de meeste CEO’s. Ze vinden het vaak zelfs belangrijker dan kostenefficiëntie. Maar groei is moeilijk in markten die steeds meer verzadigd raken door internet en e-commerce. Dat betekent dat bedrijven slimme keuzes moeten maken voordat ze hun marketingbudget inzetten. Advanced analytics producten (voorspellende big data analytics) kunnen helpen bij het maken van die beslissingen. Door de inzet van de juiste algoritmen, tools en technieken kun je niet alleen terugkijken naar de staat van je organisatie, je kunt ook voorspellingen gaan doen.
De vijf predictive analytics producten
- Datamining: zoek geautomatiseerd naar patronen en relaties in datasets. Pas data mining technieken bijvoorbeeld toe op het aankoopgedrag van je klanten. Zo ontdek je welke producten ze regelmatig combineren en kopen, en wat daarbij doorslaggevende factoren zijn.
- Textmining en social analytics: haal verborgen informatie uit emails, reviews of documenten. Of scan openbare social media kanalen op meningen van kopers of gebruikers. Dat is handig voor de afdeling productontwikkeling.
- Speech analytics: analyseer automatisch opgeslagen gesprekken of opnames van vergaderingen. Zo bepaal je het sentiment of herken je patronen in het verloop van gesprekken.
- Image processing: doorzoek beeldbestanden naar informatie en patronen. Bijvoorbeeld mensen met een snor in een bar of vind de deuken in een auto.
- Gepersonaliseerde tekst of HTML: op basis van advanced analytics ga je een gepersonaliseerde HTML-code samenstellen. Die presenteer je in het klantportaal of op de leverancierswebsite.
Groeien kan niet alleen door te zoeken naar nieuwe markten, het kan ook door bestaande markten beter te benutten. Bijvoorbeeld door analyses van een klant, zodat de salesmedewerker zeker het juiste product aanbiedt. Of verhoog de winst door betere planning van resources of preciezere toewijzing van budgetten.
Nog vijf producten voor nieuwe kansen en optimalisatie
- Een 360-graden klantbeeld: geef iedereen in jouw organisatie een integraal beeld van je klanten door de informatie uit verschillende bronnen overzichtelijk weer te geven.
- Performance Management en KPI’s: optimaliseer en vereenvoudig de besturing van je organisatie met prestatiemanagement.
- What-if, forecasting en scenarioplanning: maak calculaties om scenario’s door te rekenen en voorspel de vraag voor de komende dagen, weken of maanden.
- Planning en budgetting: door slimme inzichten kunnen je bestaande resources beter benutten.
- Monitoring: met enquêtes en onderzoeken kan de organisatie een vinger aan de pols houden en nieuwe data verzamelen.
Geef de juiste hulp aan zakenpartners, medewerkers en managers
Als data het fundament is van beslissingen, dan is het belangrijk dat zakenpartners en medewerkers op elk moment bij die data kunnen komen. Niet alleen in mooie rapporten of analyses. Een BI-team kan ook gemakkelijk informatie uit meerdere databases tegelijk halen waar een medewerker dagen over kan doen. Bovendien heeft een BI-team verstand van data en analyses. Ook als het grote hoeveelheden data betreft, zoals in het geval van Big Data. Dan kan de afdeling de opslag en toegang ervan faciliteren.
Drie producten waarmee een BI-team medewerkers helpt:
- Downloads en interfaces: biedt bestanden die door medewerkers frequent worden opgevraagd aan als download op het intranet. Bijvoorbeeld een lijst van klanten die voor de meeste omzet zorgden of een bestand met retour gebrachte apparaten van het afgelopen week.
- Webservices: met behulp van webservices kun je zakenpartners of interne systemen data uit het datawarehouse laten opvragen.
- Big Data opslag: Big Data analyses stellen andere eisen aan opslagsystemen, bijvoorbeeld in het data lake.
Medewerkers en managers zijn ook geholpen met meer kennis. Een essentieel onderdeel van een intelligente, datagedreven organisatie is het vergroten van de kennis binnen je organisatie. Daarom geeft een BI-team ook trainingen aan eindgebruikers.
Drie trainingen die een BI-team kan aanbieden:
- Tool training: laat gebruikers kennismaken met de Business Intelligence tools die de organisatie in huis heeft en zorg dat ze deze leren gebruiken.
- Training datagedreven beslissingen: leer medewerkers datagedreven te werken en leer ze data te lezen en besluiten te nemen op basis data en wat daarbij komt kijken. Zie ook onze blog ‘Datagedreven werken: neem afscheid van de status quo’.
- Training data-analyse: leer gebruikers op de juiste wijze data analyseren door tools of methoden aan te reiken.
Nog twee diensten om je organisatie te ondersteunen:
- Automatische distributie van informatie: verspreid dagelijkse, wekelijks of maandelijks rapporten, analyses en dashboards op geautomatiseerde en gepersonaliseerde wijze naar de gebruikers.
- Monitoring en beheer van de kwaliteit van de data: het is al gezegd, goede kwaliteit van data is essentieel voor goede analyses en overzichten. Door de kwaliteit van data te monitoren en beheren, beschikt de organisatie altijd over de juiste informatie.
Conclusie
Een intelligente, datagedreven organisatie kan niet zonder de producten of diensten die het BI-team levert. Ze zijn het fundament waarop medewerkers en managers cruciale beslissingen nemen. We gaven je 32 varianten van producten en diensten waarmee een BI-team de organisatie optimaal en klantgericht kan ondersteunen. Hoeveel BI-producten en -diensten lever jij al aan jouw klanten? Laat het ons vooral weten in een reactie onder deze bijdrage.
Wil je ook aan de slag met een BI roadmap of producten- en dienstencatalogus?
Wil je meer weten over deze producten en diensten? Of wil je hulp bij een inventarisatie voor jouw organisatie en wil je ook aan de slag met een BI-roadmap? Neem dan gerust contact met ons op.
Daan van Beek MSc is spreker, docent en auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Hij is eindbaas van Passionned Group en is verbonden als gastdocent aan TIAS. Daarnaast geeft hij regelmatig KPI, data science & BI trainingen in Azië, Zuid-Amerika, Europa en de US. Volg Daan op LinkedIn en neem contact met hem op.
