Provincie Zuid-Holland boekt succes met datagedreven werken

Digitale transformatie bij Provincie Zuid-Holland: de aanleiding

Ook de Provincie Zuid-Holland kun je tegenwoordig beschouwen als een kennisintensieve organisatie. De dichtbevolkte provincie houdt zich in grote lijnen bezig met vraagstukken die te groot zijn voor individuele gemeenten en te klein voor de Rijksoverheid. Samen met ondernemers, andere overheden of onderzoekers probeert de provincie kansen op een vernieuwende manier te verzilveren.

Digitalisering verandert fundamenteel de wijze waarop onze samenleving functioneert en daardoor de wijze waarop doelrealisatie binnen overheden plaatsvindt. Nieuwe processen, nieuwe technologische mogelijkheden en innovatieve samenwerkingsvormen vragen om een heldere missie, visie en slagkracht. Provincie Zuid-Holland ziet duurzame informatievoorziening en digitalisering als middelen om haar ambities als provincie te bereiken en stelt inwoners en ondernemers centraal. Digitalisering raakt namelijk elke taak die de provincie uitvoert, met name in de uitvoeringsfase.

Het provinciebestuur wil medewerkers daarom vanuit haar regisseursrol ondersteunen bij hun eerste stappen op het pad van de digitale transformatie en datagedreven werken. Er wordt binnen de provincie al intensief gewerkt met data, maar dat gebeurt soms nog op ad-hocbasis. Provincie Zuid-Holland heeft Passionned Group daarom gevraagd om te helpen datagedreven werken op een hoger plan te tillen en te zorgen voor “democratisering van data” door deze data op een praktische, laagdrempelige manier ter beschikking te stellen voor een steeds groter wordende groep medewerkers.

De cursus Power BI & datagedreven werken Deze cursus, gegeven door Mark de Kort, senior consultant Data-driven Work, kan jou helpen om praktische business intelligence frameworks beter te begrijpen. Een greep uit de inhoud van deze unieke Power BI cursus: datagestuurd werken, geavanceerde Power BI tooling, modelleren, datavisualisatie, modereren met data en het leren lezen en analyseren van data.bekijk de cursus Power BI & datagedreven werken

Datagedreven werken bij Provincie Zuid-Holland: de kick-off

Liliana Santoso-Avis, senioradviseur geo-informatie en procescoördinator I&A bij PZH en tevens opleidingscoördinator GEO/GIS, was intensief betrokken bij de opdrachtverstrekking en de voortgang van het hele trainingstraject. Zij licht toe hoe het initiatief (“data storytelling met Power BI“) mede dankzij haar inbreng en strakke begeleiding vanaf de kick-off uitgroeide tot een succes. “Tijdens de kick-off waren ruim 130 collega’s aanwezig, terwijl we op voorhand hooguit maximaal 40 collega’s hadden verwacht. De belangstelling was dus overweldigend.”

Power BI bij provincie: organisatiebreed en praktisch ingezet

“Het Power BI-traject begon als een idee om een laagdrempelige sessie over datageletterdheid te organiseren, uiteindelijk werd het dankzij onze inbreng een organisatiebreed, praktijkgericht trainingstraject dat mede wordt gedragen door medewerkers van onze afdeling Informatisering en Automatisering (I&A). Voor I&A was het werken met data al min of meer vanzelfsprekend, terwijl dat voor andere vakafdelingen minder gold. Doordat de meer ervaren, “databedreven” medewerkers hun ervaringen deelden met hun collega’s raakte iedereen geïnspireerd. Het initiatief werd met open armen ontvangen”, zo vertelt Liliana Santoso enthousiast.

Ze vervolgt: “Na de kick-off stroomden de aanmeldingen voor het trainingstraject binnen en omdat we de regie strak in handen hielden, konden we vaart maken met het inplannen van de intakegesprekken en de eerste trainingssessie. Zo hebben we het momentum optimaal benut. Eén ding is zeker: werken met data zorgt voor verbinding tussen collega’s die op het eerste gezicht misschien weinig met elkaar gemeen hebben.”

We hebben de latente belangstelling aangewakkerd en het momentum optimaal benut – Liliana Santoso-Avis, opleidingscoördinator PZH

Een andere succesfactor is volgens Liliana de strakke planning geweest. Het trainingstraject was zeker niet vrijblijvend en kende een aantal vaste procedures. Van de deelnemers werd verwacht dat zij zich grondig zouden voorbereiden. Zo moesten zij zelf een onderwerp, een bruikbare user case en de juiste data inbrengen. Op deze manier raakte iedereen intrinsiek gemotiveerd. Afhaken was volgens Liliana hierdoor geen optie meer. Bijna alle teamleden van de afdeling Financiën en Juridische Zaken (FJZ) bijvoorbeeld hebben inmiddels de training gevolgd.

Huur een Power BI expert in

Voor de oudere medewerkers is een speciaal begeleidingstraject opgezet. Immers, in het digitale tijdperk is er een overvloed aan data en informatie en dit vraagt om het ontwikkelen van bepaalde digitale vaardigheden. Digitale volwassenheid vergt van álle PZH-medewerkers dat zij zich bepaalde basisvaardigheden eigen kunnen maken. Maar sommige doelgroepen vragen om een andere aanpak.

Power BI Training: de olievlek breidt zich uit

Passionned Group heeft ten behoeve van de provincie haar “standaard” 3-daagse cursus Power BI & datagedreven werken daarom zoveel mogelijk op maat gemaakt voor een maximaal effect, impact en resultaat. Hierbij gebruikte zij onder meer de beproefde aanpak voor datagedreven werken: DataDoen. Vervolgens is de training eerst aangeboden aan een kleine groep van ongeveer tien medewerkers binnen het zogenoemde Team Geo van Provincie Zuid-Holland. Ook zijn inloopsessies georganiseerd waar specifieke casussen van medewerkers door de trainers werden besproken en begeleid.

Nadat de eerste groep succesvol was opgeleid, zijn er nog eens drie groepen van tien mensen uitgenodigd voor de training. Zo verspreidden de kennis en het data-bewustzijn zich als een olievlek steeds verder over de afdelingen van Provincie Zuid-Holland.

Provinciemedewerkers experimenteren met dashboards en use cases

Om het concreet te maken, de cursisten zijn in eerste instantie met hun eigen data geconfronteerd. Op basis van concrete use cases, die een directe relatie met hun dagelijkse werk hadden, bouwden de provinciemedewerkers zelf hun datamodel en formuleerden ze welke inzichten zij hiermee wilden verwerven. De medewerkers verzamelden hun benodigde data uit interne bronsystemen, het datawarehouse en/of externe bronnen. Zo leerden ze spelenderwijs om te gaan met technieken als data-import, data-preparatie en het modelleren van datatabellen. Binnen de Power BI-omgeving experimenteerden ze bovendien met dashboarding. Ze kregen inzicht in de belangrijkste richtlijnen voor het visualiseren van data op een dashboard (10 gouden designregels). Bovendien werden de principes van storytelling en communiceren met data uit de doeken gedaan.

Concerndirecteur Jan van Ginkel, die samen met Liliana Santoso in het opleidingstraject het voortouw nam en nu de geesten rijp aan het maken is voor de volgende fase (het onderzoeken van mogelijke algoritmegedreven AI-toepassingen), verwoordt zijn ervaring als volgt:

Een datagedreven provincie kan niet zonder datageletterde medewerkers en een bruisende community – Jan van Ginkel, concerndirecteur PZH

Datagedreven werken bij Provincie Zuid-Holland: de resultaten

Dankzij de op maat gemaakt cursus en de geboden ondersteuning hebben de betrokken medewerkers van Provincie Zuid-Holland enkele cruciale stappen gezet op weg naar een datagedreven community waarbinnen data-deling centraal staat.

Na het volgen van een trainingssessie is elke deelnemer nu in staat om de use case in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden te implementeren. De provinciemedewerkers zijn zich bewuster van het belang van datakwaliteit. Ze kunnen de data duidelijk visualiseren en de kern van hun boodschap helder overbrengen.

De docenten van Passionned Group zijn er in een relatief kort tijdsbestek in geslaagd relatief veel provinciemedewerkers op te leiden in de basisprincipes van Power BI. Denk hierbij aan de basics van Power BI, datapreparatie, datamodellering met Power Query, indexeren, tabellen samenvoegen, berekeningen maken met onder andere DAX, datavisualisatie en het configureren van een dashboard.

Tijdens de zoektocht naar de juiste data werden de cursisten zich bewust welke cruciale rol data inneemt in het besluitvormingsproces en hoe je data effectief kan visualiseren en inzetten om aan monitoring te doen. Zo ontdekten ze de kracht van storytelling door data tot de kern van hun verhaal te maken. Ze hebben bovendien geleerd om als een ontwerper te denken.

Parallel aan de data-moderatie met Power BI hebben de medewerkers bovendien uitgebreide ervaring opgedaan met de basisfilosofie van datagedreven werken. Zo ontdekten ze de kracht van data en werd kritisch denken verder gestimuleerd. Tot slot leerden ze hoe ze de data moeten lezen en analyseren, inclusief het werken met feedbackloops. Ondertussen biedt Passionned Group nog steeds één dag in de week ondersteuning aan Provincie Zuid-Holland.

Van datakracht naar plaatjespracht, oftewel hoe communiceer je met data – Jan van Ginkel, concerndirecteur PZH

Binnen Provincie Zuid-Holland beseffen de medewerkers nu terdege dat continu verbeteren en samenwerking tussen beslissers, beleidsmakers, data-analisten en andere stakeholders van cruciaal belang is voor het bereiken van optimale (beleids)resultaten, innovatie en het benutten van kansen.

Kortom: Passionned Group heeft met haar kennis en ondersteuning gezorgd voor bewustwording en voor de spreekwoordelijke smeerolie waardoor alle betrokken afdelingen en hun medewerkers zich optimaal konden ontwikkelen en dat allemaal binnen een veilige leeromgeving. Het provinciebestuur kan zich als een “bovenregionale regisseur” hierdoor richten op haar kernrollen (regievoerder, ketenpartner, sparringpartner en werkgever) en het bewaken van de geformuleerde kernwaarden: verbinden, vernieuwen en vertrouwen.

Positieve feedback

De deelnemers werd aan het einde van het trainingstraject gevraagd om feedback te geven over de training Power BI en datagedreven werken. Het cijfer dat men gaf was een 8. De deelnemers roemden met name de inhoud, organisatie en de begeleiding van de training vanuit I&A. Ook de laagdrempeligheid om met de training mee te doen werd als prettig ervaren en zeer positief beoordeeld.