KPI’s opstellen is een kerntaak die de meeste organisaties nog steeds schromelijk onderschatten. Dat is jammer, want key performance indicators kunnen het verschil maken tussen gezonde groei en verval. De weg naar een effectief performance management systeem ligt echter bezaaid met valkuilen. Zo is het opstellen van een zuivere, onvervalste KPI niet eenvoudig. Hier vind je vele voorbeelden, praktische tips en lees je meer over onze visie en praktijkgerichte aanpak.

Verbind KPI’s met je strategische doelen

De essentie van effectief performance management is dat je de juiste kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) en inzichten ontwikkelt in relatie tot de strategische doelen van de organisatie. Hiermee bepaal je uiteindelijk zelf wat er in het managementinformatiesysteem of op het dashboard moet verschijnen. Kortom: je blijft “in control” omdat je zelf aan de knoppen zit.

KPI’s: snoeien doet bloeien!

Meer dan 70% van de organisaties kampt met het probleem dat ze te veel en ook vaak de verkeerde KPI’s opstellen. Hierdoor raken ze het overzicht kwijt en missen ze het broodnodige inzicht. Hele volksstammen kijken alleen maar naar de financiële resultaten. Dat gaat in goede tijden prima, maar in slechte tijden loopt dat spaak. En dan lopen ze achter de feiten aan. De bedoeling is juist om voorspellende sleutelindicatoren te vinden. En juist daarop te sturen. Bron: Key Performance Indicators (David Parmenter).

KPI betekenis: wat is een kpi / wat zijn nu key performance indicators?

De echte KPI betekenis is te vinden in het feit dat deze indicatoren in het hart zitten van elk bedrijf, business model en organisatie. Je vindt ze door je primaire processen goed te bestuderen. Ze meten op de kernactiviteit van jouw organisatie waar het beter kan en tonen aan waar je (grote) verbeterkansen laat liggen.

Je staat in je zoektocht naar ‘wat is een kpi’ of ‘wat zijn KPI’s’ overigens niet alleen. Elke maand zoeken maar liefst 30.000 mensen op de term kpi, omdat zij een nadere uitleg willen over key performance indicators. De afkorting kpi staat ook voor Kernel Programming Interface, iets waar we hier verder niet op in zullen gaan. Het is ook de afkorting die in de luchtvaart wordt gebruikt voor de luchthaven Kapit in Maleisië. Maar dat terzijde.

Wil je gaan werken met een set echt zuivere key performance indicators? Bekijk dan nu onze SMART KPI-bepaler of roep de hulp in van onze ervaren adviseurs. Zo kom je gegarandeerd tot KPI’s die wél blijken te werken.

naar de SMART KPI-bepaler

Vind de KPI’s die wél werken

Een KPI legt feilloos bloot waar het beter kan. Elke medewerker kan dat begrijpen. Het is een perfecte managementtool die de complexiteit uit je besturing haalt.

  • Hoe vind je de echt onvervalste key performance indicators en wat kenmerkt ze?
  • Hoe verbind je deze met je missie, de strategische doelen en speerpunten?
  • Hoe gaan je mensen hier direct voordeel mee behalen in de dagelijkse praktijk?

Een perfect ‘early warning system’ binnen handbereik

KPI's: een perfect early warning systemKPI’s zijn sleutelindicatoren. Elk succesvol bedrijf werkt er mee. Ze lopen dwars door de organisatiehiërarchie heen. En zo zorgen ze dat teams veel beter kunnen samenwerken. Daarnaast vormen ze ook nog eens een perfect ‘early warning system’. Hierdoor zie je vroegtijdig waar je moet bijsturen voor het te laat is.

Lees ook ons artikel ‘De 5 grootste KPI-blunders’.

De desastreuze invloed van verkeerde key performance indicators

Bedrijven die in de gevarenzone komen of zelfs failliet gaan, hebben bijna altijd een probleem met hun key performance indicators. Zij meten de verkeerde zaken. Omdat ze hun eigen business model niet echt begrijpen. Met alle gevolgen van dien.

De eerste ‘KPI’ die werd gebouwd en in gebruik werd genomen was kosten.De directie van een ggz-instelling introduceerde een nieuw managementinformatiesysteem. Ze hadden ook een eerste ‘KPI’ opgesteld: personeelskosten. Het management ging er vervolgens op sturen.

Het bleek inderdaad te werken: de personeelskosten daalden. Er leek geen vuiltje aan de lucht. Bij het opmaken van de jaarrekening bleek er alleen een verlies te zijn van bijna 5 miljoen euro. Oorzaak: de bedden stonden te veel en te vaak leeg (interne KPI) doordat onder andere de wachtlijsten ‘opgedroogd’ waren (externe KPI).

Enkele KPI voorbeelden per sector / discipline

Natuurlijk zijn er meer KPI voorbeelden te vinden. Hier bieden we voor een aantal sectoren en disciplines een voorbeeld KPI waardoor je inzicht krijgt in de essentiële werking van kritische prestatie indicatoren.

  • KPI voorbeelden zorg: heropnames, bezetting van de OK, bezetting van de bedden, productiviteit, wachttijd, medicatietrouw van patiënten. Dit zijn echte kpi zorg-aandachtsgebieden.
  • KPI voorbeelden verkoop, sales & marketing: slagingskans offertes, bounce rate, conversieratio website, openingsratio e-mails, aantal nieuwe klanten, aantal verloren klanten
  • Voorbeeld KPI klanttevredenheid: dit is geen onvervalste key performance indicator, maar een kritieke resultaat indicator (KRI). Het is natuurlijk niet fout om de klanttevredenheid te meten, maar de score hierop is een optelsom van heel veel factoren.
  • Voorbeelden productie KPI’s: uitval van machines, afval, productiviteit, bezettingsgraad van machines
  • KPI kwaliteit voorbeelden: kwaliteit is een containerbegrip en kan op zichzelf nooit een zuivere, direct meetbare kritische prestatie-indicator zijn. Het concept kent zoveel aspecten. De belangrijkste indicator is uiteraard de verwachting van de klant / gebruiker. Het aantal of percentage defecten bijvoorbeeld is direct te relateren aan het aspect kwaliteit.
  • Enkele voorbeelden van KPI bij een bank: betalingsachterstand, percentage uptime van internetbankieren, aantal fraudes, foutieve opdrachten, aantal keer te laat overschrijven van geld
  • KPI voorbeelden personeel: instroom versus uitstroom, promoties, demoties, verhouding managers versus medewerkers, ziekteverzuim

Dit zijn slechts enkele voorbeeld KPI’s, in onze SMART KPI-bepaler vind je er maar liefst 350, netjes in sectoren en rubrieken verdeeld.

KPI’s zijn de perfecte aanjagers van excellente prestaties

Een goede score realiseren op echte KPI’s heeft direct een positieve impact op ten minste twee van de drie grote resultaatgebieden van elke organisatie: financiën, klanten en medewerkers. De nadruk ligt hier op het woord ‘direct’. Een kritische prestatie indicator heeft altijd directe impact op de winstgevendheid en daarnaast ook op de medewerker- en/of klanttevredenheid.

Sterke beïnvloeders van een goede score op KPI's

Wat is van doorslaggevend belang om de score op je KPI’s te verbeteren? Dat is een precieze mix van systemen, informatie, feedback, medewerkers, gedrag, data, visie, strategie, cultuur en waarden. Het vinden van die mix is een managementuitdaging.

Zelfs zeer ervaren managers worstelen met KPI’s

De onvervalste KPI’s zijn vaak zelfs door ervaren managers niet onmiddellijk op te lepelen. Met onze integrale, praktijkgerichte aanpak kom je snel tot de kern. Het resultaat: key performance indicators die echt voor je gaan werken, je gaat de werkelijke betekenis vinden van KPI’s. Download de veelgebruikte SMART KPI-bepaler met meer dan 350 uitgewerkte voorbeelden. Zo beschik je vandaag nog over een complete methode om snel de juiste kritieke prestatie indicatoren voor jouw eigen organisatie op te stellen.

Een KPI opstellen: hoe doe je dat?

Hoe stel je nu een KPI op en wat zijn de belangrijkste stappen daarin?

  1. Lees eerst de belangrijkste tips om een KPI te herkennen.
  2. Kijk vervolgens in je bedrijfsprocessen waar zaken steeds fout (kunnen) gaan.
  3. Benoem deze zaken en maak ze meetbaar, stel een definitie op.
  4. Controleer je lijst met kritieke prestatie indicatoren op basis van de 7 kenmerken.
  5. Bepaal welke data je nodig hebt om de key performance indicator te visualiseren.

Waarom is deze aanpak zo sterk?

Wat maakt onze KPI-aanpak sterk?In tegenstelling tot andere opleiders en adviseurs stellen wij niet de techniek of het KPI-model centraal. Onze aanpak laat jouw mensen in de praktijk ervaren wat key performance indicators zijn. En vooral hoe zij er effectief mee kunnen werken, in lijn met de missie en doelen van je organisatie.

Onze aanpak laat zien welk gewenst gedrag en welke veranderingen nodig zijn om blijvend een betere score op de sleutelindicatoren te behalen. Ons doel is om jouw bedrijf slimmer te maken. Lees meer over onze succesvolle aanpak in onze bestseller: het boek ‘De intelligente organisatie’ (6e druk).

Wat bereik je met onze benadering?

✓ Je gaat directer en eenvoudiger sturen met een intelligent dashboard (meer grip).
✓ Je vergroot snel je winstmarges: ‘Realiseer een KPI-rendement van 200%
✓ Je bedrijfsprocessen lopen soepeler en sneller (van weken naar uren).
✓ Je legt de basis voor continu verbeteren en het slimmer samenwerken van teams.
✓ Je krijgt tevreden klanten én medewerkers die je helpen met je strategie.

Ook snel en doeltreffend de juiste KPI’s bepalen?

Er zijn wel honderden indicatoren maar welke passen nu bij jouw organisatie en team? Welke zijn nu echte sleutelindicatoren? Onze SMART KPI-bepaler is een handig hulpmiddel voor managers, bestuurders en controllers om snel de juiste KPI’s te bepalen.

naar de SMART KPI-bepaler

Meer dan 500 organisaties namen al de proef op de som

Zonder te overdrijven kunnen we gerust stellen dat wij de KPI-specialisten van Nederland zijn. We schreven er complete boeken over. Zo hebben we 6 boeken over performance management & continu verbeteren (zie onze kennisbank) op onze naam staan. Al meer dan vijfhonderd organisaties namen bij ons de proef op de som. Zij werken nu met sleutelindicatoren die wél werken. Ook jou helpen we graag verder met loepzuivere key performance indicators en effectieve sturing.

5 tips voor het vinden van echte KPI’s

5 tips voor het vinden van echte KPI'sStarten met performance management? Hieronder vind je alvast 5 tips voor het vinden van key performance indicators in jouw eigen organisatie:

  1. De grootste ramp: lukt het niet om direct de key performance indicators in jouw organisatie aan te wijzen? Bedenk dan eens wat de grootste ramp is die jouw organisatie, divisie of afdeling kan overkomen. Vindt een dergelijke ramp nooit plaats? Bedenk dan wat de een na grootste ramp is. Enzovoorts.
  2. Kijk naar de tijd: processen gaan vaak mis wanneer dingen niet op tijd af zijn of op tijd worden afgeleverd. Veel KPI’s hebben met tijd te maken, zoals doorlooptijd.
  3. Negeer financiële indicatoren: hoewel key performance indicators altijd een financiële impact hebben, zijn ze zelf nooit financieel. Dat wil zeggen: er staat geen euroteken voor. Laat bij je zoektocht naar echte KPI’s dus rustig alle financiële indicatoren buiten beschouwing.
  4. Focus op tevreden klanten: het vinden van de juiste sleutelindicatoren gaat eenvoudiger door te kijken naar wat de drijvende krachten zijn achter een hoge klanttevredenheid. Waar maak je je klanten echt heel blij mee?
  5. Infrastructuur: leunen je processen zwaar op bepaalde infrastructuur of vormt die infrastructuur de kern van je bedrijf? Haperingen in de infrastructuur blijken vaak bijzonder kritiek om je resultaten op peil te houden.

Meer tips? Onze complete KPI-gids bevat meer dan 350 uitgewerkte voorbeelden en een complete methode om snel de juiste key performance indicators voor je eigen organisatie te bepalen.

Voorbeeld van een Key Performance Indicator

Een vliegmaatschappij stuurt zorgvuldig op het op tijd laten vertrekken en aankomen van haar vliegtuigen. Dat is voor het bedrijf een uiterst kritiek proces. Wanneer een vliegtuig te laat aankomt, heeft dat direct een negatief effect op meerdere resultaatgebieden zoals de klanttevredenheid, winstgevendheid en de medewerkerstevredenheid.

Klanten zijn ontevreden omdat ze aansluitende vluchten missen. De bagageafhandeling en catering lopen in de soep, het vliegveld kan een sanctie opleggen en reizigers kunnen een claim indienen. Al met al zorgt het te laat aankomen van een vliegtuig voor een cascade aan ellende. Dit heeft direct financiële impact en beïnvloedt de klant- en medewerkerstevredenheid negatief.

Structureel verbeteren met key performance indicators

Schiet scherp met de juiste KPI'sPrestatie-indicatoren meten de prestatie op een bepaald deelgebied van de organisatie of van een specifieke stap in het totale bedrijfsprocesOnze SMART KPI-bepaler geeft snel inzicht of een indicator een echte KPI is of nietMet business intellgence kun je de KPI's integreren in de bedrijfsvoering Doelgericht sturen met performance management Het intelligente organisatie concept is een framework waarmee je organisatie zich kan onderscheiden van de concurrentieDagelijks inzicht in je kerncijfers met een overzichtelijk dashboard

Hoe kun je structureel verbeteren met behulp van KPI’s?

Stap 1: Longlist samenstellen van de meest belangrijke prestatie-indicatoren.
Stap 2: Met de juiste methodiek je echte onvervalste KPI’s opstellen.
Stap 3: Het monitoren van deze indicatoren met dashboards en rapportages (BI).
Stap 4: Met de key performance indicators werken, verbeteren en sturen.

KPI advies van begin tot het eind

In ons advies richten wij ons op de meest cruciale aandachtsgebieden van het werken met key performance indicators:

  1. Welke zijn juist voor jouw organisatie van belang? Het moeilijke is om juist die indicatoren op te stellen die werken binnen je eigen organisatie (op maat). Heeft jouw bedrijf ook een grote hoeveelheid KPI’s of raak je als manager verstrikt in de wirwar aan indicatoren? Ons advies op maat helpt je om snel te bepalen of een indicator wel echt een onvervalste key performance indicator is. Omdat niet elke indicator even belangrijk is, helpen we je ontdekken welke echt essentieel zijn: je gaat minder meten én meer weten.
  2. Hoe voer je die KPI’s succesvol in jouw organisatie in? Het vinden en opstellen van KPI’s (stap 1) is een complexe activiteit. Zeker als het de eerste keer is dat je hiermee aan de slag gaat. Heb je eenmaal de juiste key performance indicators gevonden, dan is het zaak om deze op de juiste manier te implementeren. Wij adviseren je hier graag over.

Direct aan de slag met KPI-management?

Wanneer je serieus aan de slag wilt met kritieke prestatie indicatoren (KPI) in jouw organisatie, neem dan contact met ons op voor een oriënterend gesprek. Onze specialisten in performance management helpen je graag verder met advies, implementatie of een unieke KPI-opleiding (ook incompany).

neem contact met ons op

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met smart kpi's, performance management of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, senior KPI-consultant

DAAN VAN BEEK MSc

senior KPI-consultant en auteur van De intelligente organisatie (6e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
2646
Trainingen & workshops
2647
Deelnemers opgeleid
2648
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
2649
Kantoren
3
Jaar ervaring
14
X

Meer dan 350 KPI voorbeelden

De SMART KPI-bepaler is een complete en praktische bron voor KPI-management en het scherp krijgen van je doelen. Meer dan 350 voorbeelden uit maar liefst 15 branches illustreren de praktijk. Bespaar hiermee kostbare tijd en krijg direct meer inzicht in de potentiële verbeterkracht in jouw organisatie.

meer informatie.