Verbeterideeën zijn cadeautjes
Voor Aart Vollenhoven waren er twee concrete aanleidingen om een incompany PDCA-training te organiseren. “Ik vond dat we meer ideeën op tafel moesten krijgen die de efficiency kunnen verbeteren. Daarvoor moet je eerst met elkaar een bepaalde mindset krijgen. Je zult allemaal moeten inzien dat elk verbeteridee eigenlijk een cadeautje voor onszelf is.
Dat we zoveel mogelijk ideeën moeten genereren en de mensen moeten laten zien dat er echt iets met hun idee gebeurt. Als ze het gevoel hebben dat dat niet zo is, houden ze meestal hun mond. En dat is jammer.”
Veel projectjes op een vrijblijvende manier
Daarnaast zag Vollenhoven dat binnen het bedrijf veel projectjes werden gedaan op een te vrijblijvende manier. “Zo van: we beginnen wel ergens en we zien wel wanneer we klaar zijn. Dat wilde ik anders hebben, veel meer gestructureerd. Eerst een idee, dan een plan met een einddatum. Van daaraf kun je terugrekenen wat er allemaal moet gebeuren om op die datum klaar te zijn. Dat houd je scherp en dwingt je prioriteiten te stellen. Om vervolgens te zorgen dat je volgens het plan je project oplevert. Dat lukt alleen als je met elkaar hebt gedefinieerd wanneer het klaar moet zijn. En natuurlijk wat wil je precies wilt bereiken en wie en wat daar allemaal voor nodig is.”
Over NedMag
Het succes van Nedmag berust voor een belangrijk deel op een unieke zoutlaag die zich in miljoenen jaren heeft gevormd. Deze laag bevindt zich op een diepte van 2000 meter nabij Veendam en bevat magnesiumzout van een ongeëvenaarde zuiverheid. Daarmee produceert NedMag industriële halffabricaten. De belangrijkste zijn:
- productie van vuurvaste stenen voor het bekleden van cement en staalovens
- boorspoelingsproducten voor de olie- en gasindustrie
- gladheid- en stofbestrijding op wegen
- vlamvertragers in hittestabilisatoren voor PVC- producten
Maar ook sectoren als de voedingsmiddelen- en de cosmetische en medische industrie weten steeds vaker de weg naar Nedmag te vinden. Producten van Nedmag worden verkocht in Europa, Noord Amerika, Midden Oosten en Azië. NedMag werd in 1979 opgericht; op de twee locaties in Veendam werken 145 mensen.
Incompany training
Vollenhoven volgde zelf een aantal trainingen voor continu verbeteren. Hij merkte dat er binnen NedMag heel divers met dit soort projecten werd omgesprongen. En toen heeft hij een aantal malen geprobeerd daarin een vorm van standaardisatie door te voeren. “Toch zag ik dat dat in de loop der tijd weer verdampte. Zo kwam ik tot het besluit om een keer met de hele club door een rigoureus programma heen te gaan. Het doel was om die gestructureerde aanpak een beetje in onze genen te krijgen.”
Vollenhoven definieerde zijn behoefte bij de afdeling personeelszaken die een marktoriëntatie deed. Uiteindelijk viel de keus op de PDCA-training van Passionned. “Het ging om 18 mensen van mijn afdeling. We kozen dus voor een incompany training van twee dagdelen – hoewel, we deden de training niet in ons eigen kantoor, dus eigenlijk toch buiten de deur,” grapt hij.
Training goed bevallen
De PDCA-training is Vollenhoven goed bevallen, maar heeft niet helemaal gebracht wat hij beoogde. “Een van de positieve gevolgen is dat mijn medewerkers nu op een gestructureerde wijze omgaan met verbeterideeën. Die verzamelen ze, schrijven die op en documenteren die goed. En waar het kan proberen we de PDCA-methode te gebruiken,” zegt hij.
Wat is nu eigenlijk het probleem?
“We hebben tijdens het eerste dagdeel veel tijd moeten besteden aan de eerste fundamentele stap: definieer goed wat het probleem is. Dat blijkt namelijk buitengewoon lastig te zijn. Wat IS nu eigenlijk het probleem? Weten we zeker wat er de oorzaak van is, of zijn we symptomen aan het bestrijden? Met dat vraagstuk bleken we behoorlijk te worstelen. Dat koste ons de hele eerste dag. Dat is jammer, want daardoor was het tweede dagdeel niet voldoende om dieper in te gaan op de andere aspecten. Denk dan aan het bepalen van goede KPI’s, het opstellen van een goede planning, en het bepalen wanneer je beslist om bij te gaan sturen. Dat zijn toch belangrijke stappen in de PDCA-cyclus.”
Praktijkcases
Docent Leo Kerklaan van de Passionned Group geeft al jaren presentaties en trainingen over het PDCA-gedachtegoed. Befaamd is zijn ééndaagse introductiecursus; daarnaast geeft hij meerdaagse praktijkgerichte opleidingen. “Ik vraag de deelnemers altijd een aantal cases uit hun eigen praktijk mee te brengen. Dat brengt de theorie direct tot leven in een context die ze kennen.”
Het blijkt echter niet altijd even eenvoudig om direct goede cases te produceren. De cases zijn niet goed gedocumenteerd, of ze zijn team-overstijgend. “Dat heeft consequenties voor het analyseren van het daadwerkelijke probleem dat je wilt oplossen,” zegt Leo. “Zo wordt de deelnemers een spiegel voorgehouden en ze geleerd uitsluitend te focussen op de eigen invloedssfeer. Dat gaat niet iedereen even gemakkelijk af.”
De deelnemers aan de training vonden het vooral interessant om eens te zien met welke problemen de andere afdelingen worstelen, wat bij de behandeling van de diverse Nedmag-cases aan de orde kwam.
En nu bedrijfsbreed aan de slag met continu verbeteren
Een vervolgtraining zou zeker nodig zijn geweest, vindt Vollenhoven. Ware het niet dat zich binnen NedMag een andere beweging heeft voorgedaan. Mede aangewakkerd door zijn aanpak en de training, is het management tot de conclusie gekomen dat er bedrijfsbreed aan de slag moet worden gegaan met continu verbeteren. “We gaan alle processen opnieuw onderzoeken en beoordelen. Dat is breder dan PDCA, dat is daar een bouwsteentje van. We gaan dus niet specifiek focussen op PDCA, maar het inweven in een groter geheel.”
De PDCA-training van Vollehovens afdeling heeft dus geleid tot meer inzicht en tot meer begrip van de eigen situatie. En het is de katalysator geweest voor een NedMag-brede interne discussie.
Mr. Leo Kerklaan is associate partner bij de Passionned Group, docent en auteur van 'De cockpit van de organisatie' (5e druk), 'De wendbare organisatie' en 'Business Flight Simulator'.
